امتثال برامج الموارد البشرية لقانون حماية البيانات الشخصية

برامج الموارد البشرية وامتثالها لأحكام حماية البيانات في دولة الإمارات

خدمات ذات صلة: اطّلعوا على خدماتنا في الاستشارات والامتثال لقانون حماية البيانات الشخصية للحصول على دعم قانوني عملي في هذا المجال.

مقدمة

تعتمد الشركات الحديثة على برامج الموارد البشرية لتسيير عملياتها بكفاءة وإدارة القوى العاملة لديها. غير أن هذه البرامج تحتفظ أيضاً بكميات كبيرة من بيانات الموظفين الحساسة، مما يجعل حماية البيانات في برامج الموارد البشرية مسألة قانونية جدية لأي منشأة تعمل في دولة الإمارات العربية المتحدة.

وقد غيّر قانون حماية البيانات الشخصية، الصادر بالمرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية، القواعد المعمول بها، إذ أدخل متطلبات صارمة لحوكمة البيانات مستوحاة من المعايير العالمية مثل اللائحة العامة الأوروبية لحماية البيانات. ولا يقتصر استيفاء متطلبات امتثال برامج الموارد البشرية لقانون حماية البيانات الشخصية في الإمارات على كونه مهمة تقنية أو قائمة إجراءات شكلية، بل يستلزم إطاراً قانونياً سليماً يمكن الدفاع عنه.

ويتعين على المؤسسات اليوم أن تخطط لأنشطة معالجة البيانات لديها بعناية، بحيث يستوفي كل جزء من أنظمة معلومات الموارد البشرية لديها متطلبات القانون. ويعني ذلك عملياً مراجعة شاملة لسياسات حوكمة البيانات. والهدف هو تجاوز الحد الأدنى من الامتثال وبناء حماية حقيقية من اختراقات البيانات والجزاءات التنظيمية والضرر الذي قد يلحق بالسمعة جراء سوء إدارة البيانات.

الإطار القانوني لقانون حماية البيانات الشخصية فيما يخص بيانات الموارد البشرية

يجسّد قانون حماية البيانات الشخصية التزام دولة الإمارات ببناء اقتصاد رقمي آمن ومزدهر. ويضع إطاراً قانونياً شاملاً لحماية البيانات، يتولى إنفاذه بصورة رئيسية مكتب الإمارات للبيانات، وهو الجهة التنظيمية المسؤولة عن الإشراف على الامتثال على مستوى الدولة.

ويفرض القانون التزامات جوهرية لا تقبل التفاوض على أي جهة تعالج البيانات الشخصية للمقيمين في دولة الإمارات، سواء بصفتها متحكماً في البيانات أو معالجاً لها. كما يتمتع القانون بنطاق تطبيق خارج حدود الدولة، إذ يسري على أي مؤسسة في العالم تعالج بيانات أفراد موجودين في دولة الإمارات، ولذلك فإن الامتثال شأن يعني الشركات متعددة الجنسيات كما يعني الشركات المحلية.

ويتبنى القانون المبادئ الأساسية المعتمدة في أنظمة حماية البيانات العالمية:

• المشروعية والإنصاف والشفافية: يجب أن تستند كل معالجة للبيانات إلى أساس قانوني، وأن يُحاط الأفراد علماً بها إحاطة كاملة.
• تحديد الغرض: لا يجوز معالجة البيانات التي جُمعت لغرض محدد وصريح ومشروع معالجةً لاحقة بطريقة تتعارض مع ذلك الغرض.
• تقليل البيانات: يجب أن يقتصر جمع البيانات على ما هو ضروري فعلاً للغرض المعلن.
• الدقة، وتقييد مدة التخزين، والسلامة والسرية: يجب أن تكون البيانات صحيحة، وألا تُخزَّن إلا للمدة اللازمة، وأن تُحمى بتدابير أمنية متينة.

وبالنسبة لإدارات الموارد البشرية، يعني ذلك أن دورة حياة بيانات الموظفين بأكملها داخل أي برنامج للموارد البشرية، بدءاً من الجمع والتخزين ومروراً بالمعالجة وانتهاءً بالحذف، يجب أن تُدار وتُوثَّق بعناية. فالتهديدات الإلكترونية لا تتوقف، وتكلفة عدم الامتثال مرتفعة، إذ تشمل غرامات تصل إلى 500,000 درهم وأضراراً جسيمة بالسمعة. وكلا الأمرين يستدعي نهجاً استباقياً ومحكم البناء في حماية بيانات أنظمة معلومات الموارد البشرية في الإمارات.

المتطلبات والإجراءات الرئيسية لقانون حماية البيانات الشخصية في برامج الموارد البشرية

يتطلب تحقيق امتثال برامج الموارد البشرية لقانون حماية البيانات الشخصية في الإمارات والحفاظ عليه نهجاً مفصلاً ومنهجياً ومستمراً. ويتعين على المنشآت مراجعة عمليات معالجة البيانات لديها عن كثب وإعادة بنائها على أساس قانوني سليم. ويشمل ذلك الموافقة، وأمن البيانات، ونقل البيانات عبر الحدود، وحقوق صاحب البيانات، مع عناية دقيقة بالتفاصيل في جميع المراحل.

الموافقة والشفافية

بموجب قانون حماية البيانات الشخصية، تُعد الموافقة الصحيحة لصاحب البيانات ركيزة أساسية للمعالجة المشروعة للبيانات. وفي عمليات الموارد البشرية، يجب إبلاغ الموظفين بصورة واضحة ومحددة لا لبس فيها بالبيانات الشخصية التي تُجمع، والأغراض الدقيقة لجمعها، والكيفية التي سيعالجها بها برنامج الموارد البشرية ويخزنها وقد ينقلها.

ومعيار الموافقة مرتفع للغاية، إذ يجب أن تكون الموافقة محددة ومستنيرة، والأهم من ذلك أن تكون حرة. ويجعل اختلال موازين القوة بين صاحب العمل والموظف استيفاء شرط "الموافقة الحرة" أمراً صعباً، ولذلك يجب تصميم آلية الموافقة بعناية لضمان ألا يُنظر إليها على أنها قسرية.

ونساعد عملاءنا على تصميم وتطبيق آليات موافقة مرنة تتوافق مع القانون وتندمج بسلاسة في دورة حياة الموظف، من التعيين حتى انتهاء الخدمة. ويشمل ذلك صياغة إشعارات خصوصية واضحة وسياسات شاملة تشرح ممارسات المؤسسة في التعامل مع البيانات بلغة بسيطة. ومن شأن ذلك إزالة أي غموض وبناء علاقة شفافة قائمة على الثقة مع الموظفين.

أمن البيانات والإخطار بالاختراقات

يُعد أمن البيانات الشخصية متطلباً لا يقبل التفاوض في قانون حماية البيانات الشخصية. إذ يُلزم القانون المؤسسات بتطبيق تدابير تقنية وتنظيمية مناسبة يمكن إثباتها لحماية البيانات من الوصول غير المصرح به أو الإفصاح عنها أو تعديلها أو إتلافها.

ويستدعي ذلك منظومة أمنية متعددة الطبقات تخضع للمراقبة والاختبار والتحديث المستمر لمواكبة التهديدات المتطورة. وقد تشمل هذه التدابير إخفاء الهوية المستعار، والتشفير القوي للبيانات المخزنة والمنقولة، والمصادقة متعددة العوامل، والتقييمات الأمنية واختبارات الاختراق الدورية والصارمة.

وفي حال وقوع اختراق للبيانات، يفرض القانون متطلبات إخطار صارمة ومحددة زمنياً. إذ يجب على المؤسسات إبلاغ مكتب الإمارات للبيانات بالاختراقات دون تأخير غير مبرر، وإبلاغ أصحاب البيانات المتأثرين في بعض الحالات عالية المخاطر. ويُعد فريقنا خطط الاستجابة للحوادث وإجراءات إدارة الأزمات التي تتيح التحرك السريع والفعال. ومن شأن ذلك الحد من الأثر التشغيلي وأثر السمعة الناجم عن الاختراق، والمساعدة في الوفاء بجميع الالتزامات التنظيمية تحت الضغط.

حماية حقوق أصحاب البيانات

من الجوانب المهمة في قانون حماية البيانات الشخصية مجموعة الحقوق القابلة للإنفاذ التي يمنحها للأفراد على بياناتهم الشخصية. ويتعين على المؤسسات وضع إجراءات واضحة وميسّرة وفعالة تمكّن الموظفين من ممارسة هذه الحقوق، ومنها:

• الحق في الوصول إلى بياناتهم الشخصية؛
• الحق في طلب تصحيح البيانات غير الدقيقة أو تعديلها؛
• الحق في النسيان (المحو) وفق شروط معينة؛
• الحق في تقييد أنواع معينة من المعالجة أو الاعتراض عليها؛
• الحق في نقل البيانات، بما يتيح للموظفين الحصول على بياناتهم بصيغة منظمة وشائعة الاستخدام.

وقد يؤدي الإخفاق في إنشاء نظام يتعامل بفعالية مع طلبات وصول أصحاب البيانات إلى عدم الامتثال وإلى استياء الموظفين. ونساعد في بناء مسارات عمل هذه الطلبات وإدارتها بما يضمن ردوداً في الوقت المناسب ومتوافقة مع القانون، ويصون حقوق الموظفين، ويحمي المؤسسة من الطعون القانونية.

تقييمات الأثر على حماية البيانات

يشترط قانون حماية البيانات الشخصية إجراء تقييم للأثر على حماية البيانات لأي نشاط معالجة جديد أو جوهري يُرجَّح أن يترتب عليه خطر مرتفع على حقوق الأفراد. ويندرج تطبيق نظام جديد لمعلومات الموارد البشرية، أو إدخال تحديث جوهري على نظام قائم، ضمن هذه الفئة في الغالب الأعم.

وتقييم الأثر على حماية البيانات عملية منظمة لإدارة المخاطر، تهدف إلى تحديد مخاطر حماية البيانات وتقييمها والتخفيف منها بصورة منهجية. ويقتضي من المؤسسة دراسة المعالجة المقترحة للبيانات من منظور الخصوصية قبل البدء فيها. ويساعد هذا التحليل على دمج الخصوصية في تصميم النظام منذ البداية، ومعالجة المخاطر المحتملة قبل تحققها، وإثبات المساءلة والإشراف المسؤول على البيانات.

إدارة نقل البيانات عبر الحدود

كثير من حلول برامج الموارد البشرية الحديثة قائم على الحوسبة السحابية، وغالباً ما تُخزَّن البيانات على خوادم خارج دولة الإمارات. ويفرض قانون حماية البيانات الشخصية ضوابط صارمة ومعقدة على نقل البيانات عبر الحدود حتى لا تتراجع الحماية الممنوحة للبيانات.

ولا يُسمح بالنقل عموماً إلا إلى الدول أو الأقاليم التي اعتمدها مكتب الإمارات للبيانات رسمياً باعتبارها توفر مستوى ملائماً من حماية البيانات. أما النقل إلى الدول الأخرى فلا يجوز إلا عند استيفاء شروط قانونية محددة. وقد تشمل هذه الشروط الحصول على موافقة صريحة ومحددة من صاحب البيانات على النقل، أو اعتماد أدوات ملزمة قانوناً، مثل البنود التعاقدية أو قواعد الشركات الملزمة، توفر ضمانات كافية.

ونُعد اتفاقيات وإجراءات نقل البيانات ونتولى تطبيقها، بما يحافظ على كفاءة تدفقات البيانات الدولية من الناحية التشغيلية وسلامتها من الناحية القانونية. ومن شأن ذلك الحد من المخاطر الكبيرة لنقل البيانات عبر الحدود ودعم موقف امتثال يمكن الدفاع عنه.

مجال الامتثال	المتطلب الرئيسي في قانون حماية البيانات الشخصية	الإجراء المطلوب
مبادئ معالجة البيانات	الالتزام بتقليل البيانات وتحديد الغرض والدقة.	إجراء تدقيق شامل ومتكامل لجميع تدفقات بيانات الموارد البشرية لرسم دورات حياة البيانات وإلغاء أنشطة المعالجة المكررة أو غير الضرورية.
إدارة الموافقات	الحصول على موافقة واضحة ومحددة ومستنيرة وحرة من الموظفين.	اعتماد نماذج موافقة تفصيلية ومرنة ضمن مسار عمل نظام معلومات الموارد البشرية، تتيح للموظفين منح الموافقة وسحبها لأنشطة معالجة محددة.
حقوق أصحاب البيانات	توفير آليات واضحة وميسّرة تمكّن الموظفين من ممارسة حقوقهم في الوصول إلى بياناتهم وتصحيحها ومحوها وتقييد معالجتها.	إنشاء بوابة خدمة ذاتية آمنة وسهلة الاستخدام تتيح للموظفين إدارة تفضيلات بياناتهم وتقديم طلبات وصول أصحاب البيانات.
التدابير الأمنية	تطبيق بروتوكولات أمنية تقنية وتنظيمية متينة، تشمل التشفير والاختبار الدوري.	اعتماد استراتيجية أمنية شاملة متعددة الطبقات، تشمل التشفير من طرف إلى طرف وضوابط صارمة للوصول وتقييمات أمنية مستقلة ودورية.
الإخطار بالاختراقات	إبلاغ مكتب الإمارات للبيانات والأفراد المتأثرين باختراقات البيانات دون تأخير غير مبرر.	تشكيل فريق استجابة سريعة متخصص ومتعدد التخصصات لإدارة الحوادث والتواصل في الأزمات، وإجراء تدريبات محاكاة دورية.

ما يعنيه الامتثال لقانون حماية البيانات الشخصية لمنشأتكم

لا يقتصر الانتقال إلى عمليات موارد بشرية متوافقة مع قانون حماية البيانات الشخصية على كونه عقبة قانونية، بل هو أيضاً فرصة استراتيجية. فمن خلال جعل حماية البيانات جزءاً أصيلاً من وظائف الموارد البشرية، تستطيع المنشآت تعزيز ثقة موظفيها بها وترسيخ سمعتها بوصفها مؤسسات مسؤولة وأخلاقية.

ويُظهر إطار امتثال برامج الموارد البشرية لقانون حماية البيانات الشخصية في الإمارات القائم على امتثال يمكن إثباته للسوق والمرشحين للتوظيف والجهات التنظيمية أن المؤسسة تتعامل مع حوكمة البيانات بجدية. وفي سوق مزدحمة بالمنافسين، قد يشكل ذلك عنصر تميز تنافسي مهماً. كما يمكن أن يرفع الروح المعنوية للموظفين ويعزز ثقتهم، بما يؤدي إلى الاحتفاظ بالكفاءات بصورة أفضل وقوى عاملة أكثر التزاماً. وفي الوقت ذاته، يحد من المخاطر المالية والتشغيلية الكبيرة لعدم الامتثال، ومنها الجزاءات الشديدة وتكاليف المعالجة المرتفعة والتقاضي الذي قد يكون مكلفاً وضاراً.

وكثيراً ما يحقق العمل على بناء منظومة بيانات متوافقة مع القانون فوائد إضافية: جودة أفضل للبيانات، وإجراءات أكثر كفاءة، ورؤية أوضح. فمن خلال التخلص من البيانات المكررة، وتبسيط مسارات العمل، وتحسين دقة البيانات، تستطيع المؤسسات اتخاذ قرارات أفضل في شؤون الموارد البشرية واكتشاف مجالات جديدة لرفع الكفاءة التشغيلية. والتغيير شاق، لكنه يجعل المؤسسة أفضل حماية في مواجهة التحديات التنظيمية والتهديدات الرقمية. فالامتثال الاستباقي ليس مركز تكلفة، بل هو استثمار في قدرة المنشأة على الصمود على المدى الطويل وفي نزاهتها وقيمتها. ولمزيد من المعلومات حول كيفية دعمنا لمنشأتكم، تفضلوا بزيارة صفحة خدمة الاستشارات في قانون العمل والتوظيف.

الخاتمة

ولّى زمن التعامل العشوائي أو التفاعلي مع البيانات. فقد وضع قانون حماية البيانات الشخصية في دولة الإمارات معياراً جديداً ومتشدداً لحماية البيانات، وستواجه المؤسسات التي لا تتكيف معه عواقب كبيرة.

إن تحقيق الامتثال لبرامج الموارد البشرية وحماية بيانات أنظمة معلومات الموارد البشرية في الإمارات والحفاظ عليه مهمة معقدة متعددة التخصصات. فهي تتطلب خبرة قانونية عميقة ومعرفة تقنية وتخطيطاً استراتيجياً استشرافياً، وتنطوي على إعادة تصميم أنشطة معالجة البيانات بالكامل لإنشاء إطار قانوني متين يمكن الدفاع عنه ويتسم بالمرونة. ومن خلال استراتيجية استباقية وشاملة، تستطيع المنشآت الحد من المخاطر، والوفاء بالتزاماتها التنظيمية كاملة، وتحويل الامتثال إلى ميزة دائمة.

تقدم نور اتورنيز المشورة الاستراتيجية والدعم التشغيلي اللازمين للتعامل مع هذه المتطلبات، بحيث لا تكون مؤسستكم ممتثلة فحسب، بل مستعدة جيداً للمستقبل. اطّلعوا على مقالاتنا حول حماية بيانات الموظفين بموجب قانون حماية البيانات الشخصية في الإمارات وقانون الوكالات التجارية في الإمارات لفهم المشهد القانوني الأوسع، أو تواصلوا معنا مباشرة للحصول على استشارة بشأن احتياجاتكم القانونية الخاصة.

مصادر إضافية

اطّلعوا على المزيد من مقالاتنا حول موضوعات ذات صلة:

• حماية بيانات الموظفين والامتثال لقانون حماية البيانات الشخصية في الإمارات
• صياغة سياسات الموارد البشرية والامتثال لها في الإمارات
• جمع البيانات البيومترية في بيئة العمل بالإمارات
• حماية المبلّغين عن المخالفات في التوظيف بالإمارات