التوقيعات الرقمية في مستندات العمل بالإمارات

التوقيعات الرقمية في مستندات العمل في الإمارات

خدمات ذات صلة: اطّلعوا على خدماتنا في الاستشارات في قانون العمل في الإمارات وADGM للحصول على دعم قانوني عملي في هذا المجال.

مقدمة

أعادت دولة الإمارات العربية المتحدة صياغة تشريعاتها لمواكبة التحول الرقمي المتسارع في التجارة والإدارة. ويُعدّ الاعتراف القانوني بالتوقيعات الإلكترونية والرقمية جزءاً محورياً من هذا التحول، وهو أمر بالغ الأهمية لعمليات الموارد البشرية الحديثة. فلم يعد استخدام التوقيعات الرقمية في مستندات العمل في الإمارات مجرد وسيلة للتيسير، بل أصبح بالنسبة إلى كثير من الشركات أمراً ضرورياً لتبسيط العمليات وتقليل الأعباء الإدارية والبقاء ملتزمة بالقانون.

ويخضع الاعتراف القانوني بالتوقيعات الإلكترونية على عقود العمل وخطابات العرض الوظيفي وإقرارات الاطلاع على السياسات وغيرها من مستندات الموارد البشرية لإطار تشريعي متين، أبرز أركانه المرسوم بقانون اتحادي رقم (46) لسنة 2021 بشأن المعاملات الإلكترونية وخدمات الثقة. ويضع هذا التشريع الأساس القانوني للتوقيعات الإلكترونية، ويقرر صحتها وقابليتها للنفاذ. ويُعدّ فهمه وتطبيقه تطبيقاً صحيحاً أمراً حاسماً لتجنب الطعون القانونية وحماية سلامة سجلات العمل. ويشرح هذا المقال أهم أحكام القانون، ويقدم دليلاً عملياً لبناء إجراء توقيع رقمي فعّال ومتوافق مع القانون.

وقد أدى انتشار العمل عن بُعد والتوظيف على المستوى العالمي إلى جعل التوثيق الورقي لعلاقات العمل بطيئاً وقليل الكفاءة. وتمثل القدرة على إبرام مستندات عمل ملزمة قانوناً بالوسائل الإلكترونية ميزة تشغيلية كبيرة، إذ تتيح للشركات استقبال الموظفين الجدد بسرعة وأمان أينما كانوا. غير أن سهولة التوقيعات الرقمية يجب أن تُوازَن مع الحاجة إلى الأمان واليقين القانوني. فالإجراء الذي يُطبَّق تطبيقاً سيئاً قد يعرّض الشركة لمخاطر قانونية جسيمة، منها احتمال أن تعدّ المحكمة المستند الموقّع غير قابل للنفاذ. ولذلك فإن اتباع نهج استباقي قائم على المعرفة أمر لا غنى عنه.

الإطار القانوني والتنظيمي

يمثل المرسوم بقانون اتحادي رقم (46) لسنة 2021 حجر الأساس في الإطار القانوني للمعاملات الإلكترونية في الإمارات. ويلغي هذا القانون التشريع السابق ويحل محله، وهو القانون الاتحادي رقم 1 لسنة 2006 في شأن المعاملات والتجارة الإلكترونية، ويوفر إطاراً أكثر تفصيلاً للتعاملات الإلكترونية. ويهدف المرسوم بقانون إلى تعزيز الثقة في المعاملات الإلكترونية وتشجيع التحول الرقمي وحماية حقوق جميع الأطراف المعنية. ويسري على المعاملات الإلكترونية والمستندات الإلكترونية وخدمات الثقة، التي تشمل التوقيعات والأختام الإلكترونية.

وينص القانون صراحةً على أنه لا يجوز إنكار الأثر القانوني للمستند الإلكتروني أو حجيته لمجرد أنه في شكل إلكتروني. ويُعدّ هذا المبدأ أساسياً لاستخدام التوقيعات الإلكترونية في مستندات العمل. ويعرّف القانون أنواعاً مختلفة من التوقيعات الإلكترونية، منها التوقيع الإلكتروني العادي، والتوقيع الإلكتروني المتقدم (AdES)، والتوقيع الإلكتروني المعتمد (QES). ويوفر كل نوع منها مستوى مختلفاً من الأمان وقرينة مختلفة على الصحة من الناحية القانونية.

كما تؤدي هيئة تنظيم الاتصالات والحكومة الرقمية (TDRA) دوراً في هذا المجال، إذ تتولى الإشراف على مزودي خدمات الثقة (TSPs) ومزودي خدمات الثقة المعتمدين (QTSPs) وترخيصهم. ويُصرَّح لهؤلاء المزودين بإصدار الشهادات وإنشاء الأدوات اللازمة للتوقيعات الإلكترونية المتقدمة والمعتمدة، بما يضيف طبقة من الأمان والثقة إلى المنظومة.

وتضطلع الهيئة بدور حاسم في حماية سلامة منظومة التوقيع الرقمي، فهي مسؤولة عن وضع معايير خدمات الثقة وإجراءاتها، وإجراء تقييمات المطابقة، وتحديث قائمة الثقة الإماراتية، وهي قائمة متاحة للعموم تضم مزودي خدمات الثقة ومزودي خدمات الثقة المعتمدين المرخّصين. وينبغي للشركات ألا تستعين إلا بخدمات المزودين المرخّصين لضمان الاعتراف بتوقيعاتها الرقمية بوصفها صحيحة بموجب القانون.

ويتفاعل المرسوم بقانون كذلك مع تشريعات رئيسية أخرى، منها قانون العمل الإماراتي ومختلف قوانين حماية البيانات النافذة في الإمارات. فبينما يوفر المرسوم بقانون الأساس القانوني للتوقيعات الإلكترونية، تظل علاقة العمل ذاتها خاضعة لقانون العمل. وبالمثل، يجب التعامل مع أي بيانات شخصية تُجمع خلال إجراء التوقيع الرقمي وفقاً للوائح حماية البيانات المعمول بها.

المتطلبات والإجراءات الرئيسية

لكي تستخدم الشركات التوقيعات الرقمية في مستندات العمل استخداماً فعّالاً، يجب أن تفهم المتطلبات والإجراءات المحددة التي ينص عليها القانون. ويتوقف اختيار النوع المناسب من التوقيع الإلكتروني على مستوى المخاطر المرتبطة بالمستند ودرجة اليقين القانوني المطلوبة.

أنواع التوقيعات الإلكترونية

يعترف المرسوم بقانون بتدرج في التوقيعات الإلكترونية، لكل منها خصائص وآثار قانونية مميزة. ويُعدّ اختيار النوع المستخدم قراراً مهماً لأي مؤسسة.

• التوقيع الإلكتروني: هو أبسط أشكال التوقيع الإلكتروني. ويُعرَّف بأنه توقيع مكوّن من حروف أو أرقام أو رموز أو صوت أو بصمة في شكل إلكتروني، مُلحق بمستند إلكتروني أو مرتبط به منطقياً، ويتحقق به من هوية الموقّع وموافقته على مضمون البيانات. ويناسب هذا النوع المستندات منخفضة المخاطر التي لا تمثل فيها هوية الموقّع مصدر قلق كبير، ومن أمثلتها الإقرار باستلام دليل الشركة أو تأكيد حضور دورة تدريبية. ومع أن التوقيع الإلكتروني البسيط مقبول قانوناً في الإثبات، فقد يُطعن في حجيته، وقد يحتاج الطرف الذي يستند إليه إلى تقديم أدلة إضافية لإثبات صحته.
• التوقيع الإلكتروني المتقدم (AdES): يجب أن يكون التوقيع الإلكتروني المتقدم مرتبطاً بالموقّع وحده، وقادراً على تحديد هويته، وأن يُنشأ باستخدام بيانات إنشاء توقيع يستطيع الموقّع، بدرجة عالية من الثقة، استخدامها تحت سيطرته المنفردة، وأن يرتبط بالبيانات التي يتعلق بها على نحو يمكن معه كشف أي تغيير لاحق فيها. ويوفر هذا النوع مستوى أعلى من الأمان، ويناسب مستندات العمل الأكثر أهمية، مثل خطابات العرض الوظيفي، وعقود عمل الموظفين من المستويين المبتدئ والمتوسط، واتفاقيات عدم الإفصاح. ويمنح التوقيع الإلكتروني المتقدم ثقة أكبر في أصالة المستند الموقّع وسلامته.
• التوقيع الإلكتروني المعتمد (QES): هو توقيع إلكتروني متقدم يُنشأ بواسطة أداة إنشاء توقيع إلكتروني معتمدة، ويستند إلى شهادة توقيع إلكتروني معتمدة. وللتوقيع الإلكتروني المعتمد الأثر القانوني ذاته للتوقيع الخطي، ويُفترض أنه صحيح. وهو أعلى معايير التوقيع الإلكتروني، وينبغي النظر في استخدامه للمستندات عالية القيمة أو عالية المخاطر، مثل عقود عمل كبار التنفيذيين، واتفاقيات خيارات الأسهم، واتفاقيات التسوية. ويوفر التوقيع الإلكتروني المعتمد أعلى درجات اليقين القانوني، ويجعل من الصعب جداً على الموقّع إنكار توقيعه.

بناء إجراء توقيع رقمي متوافق مع القانون

لا يقتصر بناء إجراء توقيع رقمي متوافق مع القانون على اختيار التقنية، بل يتطلب نهجاً متكاملاً يغطي دورة حياة المستند بأكملها.

1. التحقق من الهوية: يجب أن يتضمن الإجراء وسيلة موثوقة للتحقق من هوية الموقّع. وقد يشمل ذلك بطاقة الهوية الإماراتية للموظف، أو كلمة مرور لمرة واحدة تُرسل إلى رقم هاتفه المتحرك المسجل، أو غير ذلك من وسائل المصادقة الآمنة. وقد تتطلب المستندات الأعلى مخاطرة إجراءً أكثر صرامة للتحقق من الهوية، مثل مكالمة فيديو أو حل للهوية الرقمية.
2. نية التوقيع: يجب إبلاغ الموقّع بوضوح بأنه يوقّع مستنداً ملزماً قانوناً. وينبغي أن توضح واجهة المستخدم ذلك جلياً، مع دعوة واضحة إلى الإجراء مثل "انقر للتوقيع". كما ينبغي منح الموقّع فرصة لمراجعة المستند قبل التوقيع، وأن يسجل النظام أنه قد فعل ذلك.
3. سلامة المستند: يجب أن يضمن النظام عدم إمكانية تعديل المستند بعد توقيعه. ويتحقق ذلك عادةً من خلال تقنيات التشفير التي تُنشئ ختماً رقمياً على المستند. وأي محاولة للعبث بالمستند بعد التوقيع تُبطل التوقيع.
4. سجل التدقيق: ينبغي الاحتفاظ بسجل تدقيق شامل لكل مستند موقّع، يوثّق جميع الإجراءات المتخذة، بما في ذلك هوية الموقّع ووقت التوقيع وعنوان IP الذي تم منه. وقد يكون سجل التدقيق هذا حاسماً عند نشوء نزاع، لأنه يقدم سجلاً تفصيلياً لإجراء التوقيع.

الخاصية	التوقيع الإلكتروني	التوقيع الإلكتروني المتقدم (AdES)	التوقيع الإلكتروني المعتمد (QES)
القرينة القانونية	مقبول في الإثبات	حجية أعلى في الإثبات	يعادل التوقيع الخطي
مستوى الأمان	أساسي	مرتفع	مرتفع جداً
التحقق من الهوية	أساسي	قوي	يستند إلى شهادة معتمدة
حالات الاستخدام	المستندات منخفضة المخاطر (مثل إقرارات الاطلاع على السياسات)	المستندات متوسطة المخاطر (مثل خطابات العرض الوظيفي)	المستندات عالية المخاطر (مثل عقود العمل)

ماذا تعني التوقيعات الرقمية في مستندات العمل للشركات في الإمارات

إن اعتماد التوقيعات الرقمية في مستندات العمل في الإمارات، وعلى نطاق أوسع اتباع نهج التوقيع الإلكتروني في الموارد البشرية، ينطوي على آثار عملية كبيرة للشركات. فهو يرفع كفاءة إجراءات الموارد البشرية، ويقلل الوقت والتكلفة اللازمين لطباعة المستندات الورقية وتوقيعها وحفظها. كما يمكن أن تحسّن التوقيعات الإلكترونية تجربة الموظفين، ولا سيما العاملين عن بُعد أو في حالات التوظيف بأعداد كبيرة.

ومن الناحية القانونية، يمكن لإجراء توقيع رقمي محكم التصميم أن يقلل كثيراً من مخاطر النزاعات حول أصالة مستندات العمل. فالتوقيعات الإلكترونية المتقدمة أو المعتمدة توفر أساساً قانونياً قوياً لإنفاذ شروط المستند. ومع ذلك، يجب أن تكون الشركات مستعدة لمواجهة الطعون. ومن الضروري التأكد من أن حل التوقيع الرقمي المختار يستوفي جميع متطلبات القانون، وأن الإجراء موثّق توثيقاً سليماً.

وقد يكون تفاوت المعلومات بين صاحب العمل والموظف عاملاً في النزاعات القانونية. ولذلك من المهم أن يكون الإجراء شفافاً وأن يفهم الموظف ما يوقّع عليه. كما ينبغي للشركات أن تراعي الآثار المتعلقة بحماية البيانات والخصوصية، إذ يجب التعامل مع البيانات الشخصية التي تُجمع خلال إجراء التوقيع الرقمي وفقاً لقوانين حماية البيانات في الإمارات.

الحد من المخاطر وتسوية النزاعات

يُعدّ إجراء التوقيع الرقمي المتين أداة فعّالة لإدارة المخاطر. ففي حال نشوء نزاع، يمكن استخدام سجل التدقيق وغيره من الأدلة التي يولّدها نظام التوقيع الرقمي لإثبات أصالة المستند الموقّع وسلامته. وقد يكتسب ذلك أهمية خاصة عندما يدّعي الموظف أنه لم يوقّع المستند أو أنه عُدّل بعد توقيعه.

وللحد من المخاطر أكثر، ينبغي للشركات التأكد من صياغة عقود العمل وغيرها من المستندات القانونية صياغة واضحة لا لبس فيها، فالتوقيع الرقمي لا يعالج أي عيوب في المستند ذاته. ومن المستحسن كذلك وضع سياسة واضحة تنظم استخدام التوقيعات الإلكترونية وإبلاغها لجميع الموظفين. وينبغي أن تحدد هذه السياسة أنواع المستندات التي يجوز توقيعها إلكترونياً، والإجراءات الواجب اتباعها، والأثر القانوني للتوقيع الإلكتروني.

الخاتمة

يمنح الإطار القانوني الإماراتي للتوقيعات الرقمية في مستندات العمل الشركاتِ مساراً واضحاً لتحديث إجراءات الموارد البشرية لديها. فمن خلال فهم الأنواع المختلفة للتوقيعات الإلكترونية ومتطلبات الإجراء المتوافق مع القانون، تستطيع الشركات بناء نهج متين يمكن الدفاع عنه. ولا يتعلق الأمر بالتقنية فحسب، بل بتهيئة بيئة آمنة وموثوقة لكل من صاحب العمل والموظف. ويمكن للتوقيعات الإلكترونية المتقدمة والمعتمدة على وجه الخصوص أن تساعد في تجنب الطعون القانونية وأن توفر درجة عالية من اليقين.

ومع مواصلة الإمارات مسيرة تحولها الرقمي، سيزداد انتشار التوقيعات الإلكترونية في مستندات العمل. والشركات التي تتبنى نهجاً متوافقاً مع القانون في وقت مبكر ستكون في موقع جيد في هذه البيئة الجديدة. ويمكن لفريق نور اتورنيز تقديم الإرشاد القانوني اللازم في هذا المجال القانوني المعقد، ومساعدتكم في تصميم حل للتوقيع الرقمي سليم من الناحية القانونية ومناسب لأعمالكم. ويستطيع فريقنا ذو الخبرة دعمكم في وضع سياسة شاملة للتوقيع الرقمي، واختيار مزود تقنية متوافق مع القانون، والتأكد من صياغة مستندات العمل لديكم وفق معايير قانونية عالية. ونحن ملتزمون بمساعدة عملائنا على اختيار النهج القانوني الأكثر فعالية لتحقيق أهداف أعمالهم.

روابط داخلية:

• الاستشارات في قانون العمل والتوظيف
• قانون الشركات والقانون التجاري
• الاستشارات في القانون العقاري

مصادر إضافية

اطّلعوا على المزيد من مقالاتنا في موضوعات ذات صلة:

• تأشيرة العمل عن بُعد في الإمارات: الآثار على علاقات العمل
• التكاليف القانونية في نزاعات العمل في الإمارات
• الوساطة في نزاعات العمل في الإمارات
• الإثبات في نزاعات العمل في الإمارات