الجوانب القانونية لتهيئة الموظفين الجدد في البر الرئيسي لدبي: دليل خطوة بخطوة

تهيئة الموظفين الجدد سلسلةٌ من الخطوات، والترتيب فيها ليس اختيارياً

التوظيف في شركةٍ عاملة في البر الرئيسي لدبي ليس معاملةً واحدة، بل هو سلسلةٌ من الموافقات تحتفظ بها جهاتٌ مختلفة، ويعتمد كل رابطٍ منها على ما سبقه. فصاحب العمل الذي يوقّع العقد أولاً ثم يتقدم بطلب تصريح العمل بعد ذلك، أو الذي يسمح لشخصٍ بمباشرة العمل بينما لا يزال تصريح الدخول قيد الانتظار، يكون قد خلق لنفسه مشكلةً يصعب حلّها. والهدف العملي من تهيئة الموظفين الجدد هو بلوغ النقطة التي يكون فيها الموظف موجوداً في الدولة بصورةٍ قانونية، ومخوَّلاً قانوناً بالعمل لدى منشأتك، ومسجَّلاً لدى وزارة الموارد البشرية والتوطين (MOHRE)، وحاملاً لعقدٍ يقول ما تعتقد أنه يقوله.

تخضع علاقة العمل للمرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021 في شأن تنظيم علاقات العمل، الذي حلّ محل القانون الاتحادي رقم (8) لسنة 1980. فإذا كانت نماذجك أو سياساتك أو دليل الموظفين لديك لا تزال تشير إلى قانون عام 1980 — أو تعيد إنتاج صياغته بشأن أنواع العقود أو إنهاء الخدمة أو مكافأة نهاية الخدمة — فهي باليةٌ ويجب إعادة بنائها من جديد لا ترقيعها.

الخطوة الأولى: أتقِن العرض قبل أن يوقّعه أيٌّ كان

خطاب العرض هو المستند الذي يحدد التوقعات، وهو عملياً المستند الذي يستند إليه الموظفون عندما يزعمون لاحقاً أنهم وُعدوا بشيءٍ ما. وينبغي أن يذكر المسمى الوظيفي والمهام الفعلية، ونمط العمل — دوام كامل أو دوام جزئي أو عمل مؤقت أو عمل مرن — ومكان العمل، وإجمالي المكافأة مقسَّماً إلى الراتب الأساسي وكل بدلٍ على حدة، وأي منفعةٍ تقصد أن تكون تقديرية موصوفةً بأنها تقديرية.

هناك نقطتان يستحقان الحسم هنا لا لاحقاً. أولاً، التقسيم بين الراتب الأساسي والبدلات له أهميته، لأن مستحقات نهاية الخدمة تُحتسب على أساس الراتب الأساسي؛ فالهيكل المختار لتيسير الأمور تترتب عليه عواقب بعد سنوات. ثانياً، إذا كانت الوظيفة ستتيح الاطلاع على علاقات العملاء أو الأسعار أو المواد الفنية، فقرّر الآن ما ستطلبه من التزامات سرّيةٍ وملكية فكرية وقيودٍ لاحقة لانتهاء العمل، لأن إدخالها بعد أن يبدأ الشخص العمل أصعب بكثير.

الخطوة الثانية: تصريح العمل والدخول

يجب أن يكون لدى صاحب العمل في البر الرئيسي ملف منشأةٍ ساري المفعول لدى الوزارة وحصةٌ تغطي الوظيفة قبل أن يتمكن من التقدم بطلب تصريح عملٍ باسم الموظف. ويُقدَّم طلب التصريح استناداً إلى مسمى وظيفيٍّ محدد في تصنيف الوزارة، لذا ينبغي أن يتطابق المسمى الوارد في خطاب العرض مع المسمى الوارد في التصريح. فالاختلاف بينهما سببٌ شائع لرفض الطلب ولاحتكاكٍ لاحق، لأن المسمى المسجَّل هو الذي تتعامل معه الجهات على أنه الحقيقي.

وبعد الموافقة على التصريح، يحتاج الموظف إلى تصريح دخولٍ للسفر إذا كان خارج الدولة، أو إلى تعديل وضعٍ إذا كان موجوداً داخلها أصلاً بتأشيرةٍ أخرى. كما يترتب على الاستقدام من الخارج تطبيق قواعد تكاليف الاستقدام: فتكلفة التوظيف على عاتق صاحب العمل، ويُحظر تحميلها للعامل. ويُحظر كذلك الاحتفاظ بجواز سفر الموظف.

الخطوة الثالثة: اللياقة الطبية وبطاقة الهوية الإماراتية والإقامة

بعد الوصول، يجري الموظف فحص اللياقة الطبية في مركزٍ معتمد، ويتقدم بطلب الحصول على بطاقة الهوية الإماراتية، وتُصدر له تأشيرة الإقامة وتُختم أو تُصدر إلكترونياً. والتأمين الصحي الذي يستوفي الحد الأدنى المعتمد في الإمارة مسؤولية صاحب العمل، وينبغي أن يكون قائماً من تاريخ بدء العمل لا في نهاية إجراءات الإقامة.

وأبقِ في ذهنك الجدول الزمني لإقامات المعالين. فلا يستطيع الموظف كفالة زوجه أو أبنائه قبل صدور إقامته هو، وتنطبق شروطٌ تتعلق بالراتب والسكن. وعندما يكون الانتقال إلى الدولة جزءاً من حزمة المزايا، فإن تحديد مَن يتحمل تكاليف طلبات الأسرة يجنّبك جدالاً في الشهر الأول.

الخطوة الرابعة: العقد الذي ستسجّله وزارة الموارد البشرية والتوطين

يُبرم عقد العمل على نموذج الوزارة ويُسجَّل لديها، ويجب أن يعكس العرض المقدَّم. وعندما يختلف العقد المسجَّل عن اتفاقٍ جانبي، فأنت تعتمد على مستندٍ لم تطّلع عليه الجهة المختصة قط — وفي حال النزاع يكون العقد المسجَّل هو نقطة الانطلاق.

وينبغي أن يسجّل العقد مدته وكيفية تجديده، وفترة التجربة في حدود ما يسمح به القانون والإخطار المطبق خلالها، وساعات العمل وأيام الراحة، والإجازة السنوية، وفترة الإخطار لإنهاء العقد ضمن النطاق القانوني، والأسباب التي يمكن أن تنتهي بها علاقة العمل. وتجوز شروط عدم المنافسة، ولكن فقط عندما تكون محدودةً من حيث الزمن والنطاق الجغرافي والموضوع بما هو ضروريٌّ حقاً لحماية العمل؛ أما الشرط الذي يمنع الموظف من العمل في السوق بأكملها إلى أجلٍ غير مسمى، فمن المرجح أن يُفسَّر تفسيراً ضيقاً أو يُتجاهل.

الخطوة الخامسة: المستندات المحيطة بالعقد

العقد المسجَّل على النموذج الموحد لا يتسع لكل شيء. ويضيف معظم أصحاب العمل اتفاقاً تكميلياً ومجموعةً من السياسات تغطي السرّية وملكية مخرجات العمل والاستخدام المقبول للأنظمة والنفقات وإجراءات التأديب والتظلم. وأمران يجعلانها نافذة: أن يتسلّمها الموظف فعلياً، وأن تكون متسقةً مع العقد المسجَّل لا مناقضةً له.

البيانات الشخصية جزءٌ من تهيئة الموظفين الجدد. فنسخ جوازات السفر والسجلات الطبية والبيانات المصرفية وجهات الاتصال للطوارئ كلها بياناتٌ شخصية، ويتعامل معها صاحب العمل في البر الرئيسي بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021 بشأن حماية البيانات الشخصية. فحدِّد مَن يحتفظ بالملف داخل المنشأة، ومدة الاحتفاظ به، وما يُفصَح عنه لشركات التأمين ومقدمي خدمات الرواتب والشركات التابعة للمجموعة في الخارج.

الخطوة السادسة: الرواتب والسجلات التي سيُطالَب بها

يجب دفع الأجور عبر نظام حماية الأجور، في المواعيد التي يحددها العقد. فالتأخر في الدفع أو الدفع الجزئي يظهر في النظام، وهو من أسرع الطرق إلى حظر ملف المنشأة لدى الوزارة. واحتفظ بملف شؤون الموظفين مكتملاً — العرض الموقَّع، والعقد المسجَّل، ومستندات التصريح والإقامة، والتأمين، وإقرارات الاطلاع على السياسات، وسجلات الإجازات والحضور، وقسائم الرواتب — لأن أي تفتيشٍ أو شكوى سيُرَدّ عليهما من هذا الملف وإلا فلا.

وعلى أصحاب العمل في البر الرئيسي أيضاً التحقق من موقفهم إزاء مستهدفات التوطين التي تديرها الوزارة، والتي تنطبق عند تجاوز حجم القوى العاملة الذي تحدده القواعد، والتخطيط للتوظيف على ضوئها بدلاً من اكتشاف الموقف لدى المراجعة.

الأخطاء التي يمكن تجنّبها

• السماح لشخصٍ بمباشرة العمل قبل صدور التصريح.
• عقدٌ مسجَّل يناقض خطاب العرض في الراتب أو المسمى الوظيفي أو المدة.
• هيكل أجرٍ تطغى عليه البدلات اعتُمد دون تفكيرٍ في مستحقات نهاية الخدمة.
• شروط عدم منافسةٍ منسوخة من ولايةٍ قضائية أخرى وتُركت بلا حدود.
• سياساتٌ موجودة في مجلدٍ ما لكنها لم تُسلَّم للموظف قط.
• تحميل العامل تكاليف الاستقدام أو الإقامة، أو الاحتفاظ بجواز سفره.

أين يسترد العمل القانوني كلفته

تُصاغ مستندات تهيئة الموظفين الجدد مرةً واحدة ويُعتمد عليها لسنوات. وإعداد شروط العقد وهيكل الأجر وبنود السرّية والملكية الفكرية على نحوٍ صحيح منذ البداية هو من صميم أعمال الخدمات القانونية للشركات المعتادة، وهو أرخص نقطةٍ في العلاقة للقيام به. أما النقطة المكلفة فهي ما بعد الاستقالة، عندما يكون منافسٌ قد وظّف فريقك والسؤال الوحيد هو ما تقوله مستنداتك فعلياً — وهنا يقع نطاق حل النزاعات التجارية.

لمراجعة حزمة مستندات تهيئة الموظفين لديك أو للمساعدة في تعيينٍ محدد، تواصل مع فريق نور اتورنيز.

احجز استشارتك

إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال هي لأغراض إعلامية عامة فقط ولا تُعدّ استشارةً قانونية. وينبغي على القراء طلب استشارة قانونية مهنية مصممة وفق ظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرارٍ أو إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.

فريق نور اتورنيز

موارد ذات صلة

اطّلع على المزيد من رؤانا حول الموضوعات ذات الصلة:

• قائمة مراجعة تأسيس الشركات للمستثمرين في دولة الإمارات
• دليل التدقيق على الامتثال للكيانات المالية
• إرشادات بروتوكول صياغة العقود
• المتطلبات القانونية لتهيئة الموظفين الجدد