دليل التدقيق على الامتثال في الشارقة: متطلبات التوثيق

أول ما يجب تحديده قبل أي مراجعة امتثال في الشارقة هو على أي سجل يقع قيد الشركة فعلاً. فشركة البر الرئيسي المرخصة من دائرة التنمية الاقتصادية بالإمارة، والشركة المسجلة في إحدى مناطق الشارقة الحرة، وفرع شركة أجنبية، تحتفظ جميعاً بملفات مختلفة وتخضع لجهات مختلفة. والأعمال التي تدير عدة كيانات من هذه جنباً إلى جنب — وهو أمر شائع في الشارقة — كثيراً ما تطبق عادات التوثيق الخاصة بكيان على كيان آخر، ولا تكتشف الفجوة إلا عندما يحل موعد تجديد رخصة أو يسأل بنك.

يحدد هذا الدليل ما ينبغي أن يتمكن كل نوع من الكيانات من تقديمه، ومن يطلبه، وأين تقصر السجلات في أغلب الأحيان.

من يراجع الشركة، وماذا يفحص

بالنسبة لشركة البر الرئيسي، تعد دائرة التنمية الاقتصادية بالإمارة هي سلطة الترخيص؛ فهي تحتفظ بالرخصة والاسم التجاري والأنشطة المعتمدة وسجل الملكية، وهي الجهة التي تُسجَّل لديها التغييرات في أي من ذلك. وتشرف البلدية على المقار واللافتات والتصاريح الخاصة بالأنشطة، وتحتفظ غرفة التجارة بالعضوية وتصدر المستندات التي يعتمد عليها المصدرون وعمليات المناقصات. وبعض الأنشطة تحتاج إلى موافقة جهة تنظيمية قطاعية قبل أن يمكن إصدار الرخصة ذاتها أو تعديلها.

أما الشركة في إحدى المناطق الحرة بالشارقة، فسلطة المنطقة الحرة هي المسجل ومانح التراخيص وعادةً المؤجر؛ ويغطي سجلها ملف الشركة والرخصة والمقر معاً، ومن ثم يميل أي تباين في جزء إلى الظهور في جزء آخر.

تخضع شركات البر الرئيسي للمرسوم بقانون اتحادي رقم (32) لسنة 2021 بشأن الشركات التجارية، الذي دخل حيز النفاذ في 2 يناير 2022 وحل محل القانون الاتحادي رقم (2) لسنة 2015. وفي شأن الملكية، أُلغي شرط مساهمة المواطنين الإماراتيين بنسبة 51% في شركات ذات مسؤولية محدودة (ذ.م.م) في البر الرئيسي بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (26) لسنة 2020، ساري المفعول اعتباراً من 1 يونيو 2021؛ وأصبحت الملكية الأجنبية بنسبة 100% جائزة لمعظم أنشطة البر الرئيسي، مع مراعاة قائمة الأنشطة ذات الأثر الاستراتيجي. أما وكيل الخدمات المحلي لفرع الشركة الأجنبية فترتيب مختلف وما زال مشروعاً، وينبغي أن تكون اتفاقيته في الملف.

تنطبق الالتزامات الاتحادية على كيانات البر الرئيسي والمناطق الحرة على السواء. فالمرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 بشأن ضريبة الشركات يسري على السنوات المالية التي تبدأ في 1 يونيو 2023 أو بعده، بنسبة 0% على الدخل الخاضع للضريبة حتى 375,000 درهم إماراتي و9% على ما تجاوزه. وتنطبق ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5%. وتحكم علاقات العمل أحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021، الذي حل محل القانون الاتحادي رقم (8) لسنة 1980، وتحكم البيانات الشخصية أحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021.

مجموعة المستندات الأساسية

• الرخصة التجارية بصورتها الحالية، مع حجز الاسم التجاري وقائمة الأنشطة المعتمدة؛
• عقد التأسيس أو النظام الأساسي بآخر تعديلاته، موثقاً حيثما تقتضي السلطة، مع كل تعديل سابق؛
• سجل المساهمين أو الشركاء وسجل المديرين أو المسيّرين، مطابقَين لما تحتفظ به السلطة؛
• سجل المستفيد الحقيقي، محدثاً عند تغير السيطرة لا عند التأسيس فحسب؛
• بالنسبة للفرع، المستندات التأسيسية للشركة الأم، وقرار تعيين المدير، والتوكيل الرسمي الذي يتصرف بموجبه، واتفاقية وكيل الخدمات المحلي، مصدقةً وفق ما يقتضيه الأمر؛
• عقد إيجار المقر المرخص، موثقاً وفق ما تقتضيه الإمارة، ومطابقاً للعنوان الوارد في الرخصة؛
• موافقات البلدية والجهات القطاعية للنشاط الممارس، بما في ذلك أي تصاريح لافتات أو تخزين أو صحة؛
• عضوية غرفة التجارة، وحيثما يصدِّر النشاط، شهادات المنشأ والفواتير الموثقة؛
• القوائم المالية، مدققةً حيثما يلزم التدقيق، مع السجلات المحاسبية الداعمة لها؛
• عقود العمل المسجلة وفق ما يقتضيه الأمر، وتصاريح العمل، وسجلات الرواتب عبر نظام حماية الأجور، وسجلات الإجازات وحسابات نهاية الخدمة؛
• شهادات التسجيل الضريبي وضريبة القيمة المضافة والإقرارات المقدمة.

أين يتكسر الملف عادةً

مستندات تأسيسية لم تُحدَّث قط

لا تزال شركات كثيرة في الشارقة تعمل بأنظمة أساسية كُتبت لقانون الشركات السابق، وفي بعض الحالات لمركز الملكية الذي كان سارياً قبل تغيّره. وحيثما أُعيدت هيكلة المساهمة منذ ذلك الحين، أو استُبدل مدير، ينبغي أن تعكس المستندات الموثقة المودعة ذلك. والمشتري أو البنك أو السلطة الذي يقرأ نظاماً أساسياً قديماً مقابل قائمة مساهمين حالية سيسأل أيّهما صحيح.

الزحف في الأنشطة

تدرج الرخصة أنشطة محددة، ويرتبط تصريح البلدية بالمقر المعتمد لتلك الأنشطة. وتتوسع الأعمال إلى أعمال مجاورة — شركة تجارية تبدأ تجميعاً خفيفاً، أو شركة خدمات تبدأ تخزين بضائع — دون تعديل أي منهما. فتصف الفواتير عندئذ شيئاً لا تغطيه الرخصة، وهو أمر مرئي لأي مراجع.

تباين المقرات والعناوين

الشركة التي انتقلت، أو أجّرت من الباطن جزءاً من وحدتها، أو تعمل من مقر شركة زميلة دون توثيق ذلك، لديها خلل يسهل إصلاحه مسبقاً ويصعب تفسيره أثناء التفتيش. وينبغي أن يتطابق عقد الإيجار وعنوان الرخصة والعملية الفعلية.

قرارات لا ورقة تدعمها

القروض بين شركات المجموعة، والضمانات، واتفاقيات الخدمات بين الأطراف ذات العلاقة، وتعيينات المديرين، ينبغي أن يكون كل منها قابلاً للتتبع إلى قرار مؤرخ يسجل من وافق على الأمر وما أُفصح عنه. وهذه أيضاً أكثر المعاملات خضوعاً للفحص لأغراض ضريبة الشركات، ولذلك يستحق المبرر التجاري وأساس التسعير أن يُسجَّلا عند اتخاذ القرار لا أن يُعاد بناؤهما لاحقاً.

سجلات الاقتصاد الحقيقي عن السنوات السابقة

أُلغيت التزامات الاقتصاد الحقيقي بالنسبة للسنوات المالية المنتهية بعد 31 ديسمبر 2022 بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (98) لسنة 2024، غير أنها لا تزال سارية على السنوات المالية من 2019 إلى 2022. والإخطارات والتقارير والأدلة الداعمة عن تلك السنوات تنتمي إلى الملف ولا ينبغي إتلافها لمجرد أن النظام لم يعد يسري للأمام.

التداخل مع المنازعات التجارية

المستندات التي يطلبها المدقق هي المستندات التي تطلبها المحكمة. فعميل ينازع فاتورة سيختبر ما إذا كان من وقّع اتفاقية التوريد يملك الصلاحية بموجب النظام الأساسي والتوكيل الرسمي. ومورِّد يقاوم حداً أقصى للمسؤولية سيختبر أي نسخة من الشروط وُقِّعت. والاحتفاظ بالأصول الموقعة وجداول الصلاحيات والموافقات الداعمة لها في مكان واحد يدعم تسوية المنازعات التجارية بقدر ما يدعم تجديداً سلساً للرخصة.

روتين يبقي الملف محدثاً

مرة في السنة، وقبل التجديد، طابِقوا سجلات المساهمين والمديرين وسجل المستفيد الحقيقي مع سجل السلطة. قارِنوا الأنشطة المرخصة بما أُصدرت فواتير بشأنه فعلاً. تحققوا من تطابق عقد الإيجار وعنوان الرخصة مع المكان الذي يعمل فيه النشاط. راجعوا سريان موافقات البلدية والجهات القطاعية. تأكدوا من عقد كل موظف وتصريحه وسجل رواتبه. أغلِقوا الحسابات مبكراً بما يكفي ألا يكون التدقيق، حيثما يلزم، متعجلاً. تأكدوا من المركز الضريبي وضريبة القيمة المضافة ومن تقديم الإقرارات المستحقة. وبالنسبة للفرع، تحققوا من حداثة مستندات الشركة الأم وتوكيل المدير واتفاقية وكيل الخدمات.

وحيث تظهر فجوة، صحِّحوها وسجِّلوا تاريخ تصحيحها. فالملف الذي يُظهر مشكلة حُدِّدت وحُلَّت مستند أقوى من ملف تغيب عنه المشكلة ببساطة.

للمساعدة في مراجعة سجلات شركة في الشارقة الشركاتية والترخيصية قبل تجديد أو صفقة أو تفتيش، يستطيع فريق الخدمات القانونية للشركات لدينا العمل معكم على الملف بنداً بنداً.

احجزوا استشارتكم

إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال مقدمة لأغراض إعلامية عامة فقط ولا تشكل استشارة قانونية. وينبغي على القراء طلب استشارة قانونية متخصصة تناسب ظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرار أو اتخاذ أي إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.

فريق نور اتورنيز

موارد ذات صلة

استكشفوا المزيد من رؤانا حول الموضوعات ذات الصلة:

• قائمة التحقق من تأسيس الشركات للمستثمرين في دولة الإمارات
• دليل التدقيق على الامتثال للكيانات المالية
• إرشادات بروتوكول صياغة العقود
• المتطلبات القانونية لتهيئة الموظفين الجدد