دليل التدقيق على الامتثال في المنطقة الحرة لجبل علي (جافزا): متطلبات التوثيق

تحمل شركات المنطقة الحرة لجبل علي (جافزا) عبئاً توثيقياً لا تتحمله كيانات المناطق الحرة المكتبية البحتة. فإلى جانب ملف الشركة، ثمة عملية مادية: مستودع أو قطعة أرض، وبضائع تعبر حدوداً جمركية، وموظفون يحتاجون إلى تصاريح وغالباً إلى سكن، وعقد إيجار يربط ذلك كله بعنوان محدد. ويمس التدقيق كل واحد من هذه العناصر، وعادة ما تكون نقطة الضعف هي نقطة الالتقاء بينها — سجلات شركاتية تقول شيئاً وسجلات جمركية أو إيجارية تقول شيئاً آخر.

يحدد هذا الدليل ما ينبغي أن تتمكن منشأة جافزا من تقديمه عند الطلب، ومن يطلبه، وأين تتضح الملفات ناقصة في أغلب الأحيان.

من يراجع شركة جافزا، وماذا يفحص

سلطة المنطقة الحرة هي المسجل ومانح التراخيص والمؤجر في جهة واحدة؛ فهي تحتفظ بالسجل الشركاتي لكل كيان، سواء كان منشأة منطقة حرة أو شركة منطقة حرة أو فرعاً لشركة أجنبية أو إماراتية؛ وتصدر الرخصة وتجددها؛ وتوافق على التغييرات في المساهمين والمديرين والأنشطة؛ وتؤجر المستودع أو المكتب أو قطعة الأرض التي يعمل منها الكيان. ولأن هذه الأدوار مجتمعة في جهة واحدة، فإن أي تباين في ملف ما يظهر سريعاً في ملف آخر.

الجمارك هي الجهة الثانية للمراجعة، وبالنسبة للأعمال التجارية أو اللوجستية تكون في كثير من الأحيان الأكثر تطلباً. فالبضائع الداخلة إلى المنطقة، أو المتنقلة بين المرافق، أو التي تُجمَّع أو تُعاد تصديرها، أو التي تعبر إلى البر الرئيسي، تولد كل منها إقراراً جمركياً، ويُتوقع أن يتطابق المخزون الفعلي مع تلك الإقرارات ومع سجلات المخزون لدى الشركة.

تنطبق الالتزامات الاتحادية فوق كليهما. فمنشأة جافزا تقع ضمن نطاق المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 بشأن ضريبة الشركات، الذي يسري على السنوات المالية التي تبدأ في 1 يونيو 2023 أو بعده، بنسبة 0% على الدخل الخاضع للضريبة حتى 375,000 درهم إماراتي و9% على ما تجاوزه؛ وكون المنشأة في منطقة حرة لا يسقط التزام التسجيل وتقديم الإقرارات، وما إذا كانت معاملة المناطق الحرة تنطبق على دخل معين مسألة تستدعي استشارة قبل حلول موعد الإقرار. وحيث تقوم المنشأة بتوريدات خاضعة للضريبة، تنشأ ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5% بالطريق المعتاد. أما علاقات العمل فيحكمها المرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021، الذي حل محل القانون الاتحادي رقم (8) لسنة 1980، وتُدار عبر إجراءات التصاريح والعقود الخاصة بالمنطقة. وتحكم البيانات الشخصية أحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021.

مجموعة المستندات الأساسية

• شهادة القيد والرخصة الحالية، متضمنتين الأنشطة المعتمدة ونوع الكيان؛
• بالنسبة للفرع، المستندات التأسيسية للشركة الأم وقرار مجلس الإدارة والتوكيل الرسمي المعيّنين لمدير الفرع، مصدقةً وفق ما يقتضيه الأمر؛
• سجل الأسهم وسجل المديرين والمسيّرين، مطابقَين لسجل السلطة؛
• سجل المستفيد الحقيقي، محدثاً عند تغير السيطرة لا عند التسجيل فحسب؛
• القرارات الموافقة على تحويلات الأسهم وتغيير المدير وتغيير النشاط وتعديل المستندات التأسيسية، مع موافقات السلطة؛
• عقد إيجار المستودع أو قطعة الأرض أو المكتب، مع أي موافقات على التجهيز أو تخزين بضائع معينة أو الاستخدام الفرعي للمرفق؛
• السجلات الجمركية: إقرارات الاستيراد والتصدير، ومستندات النقل والتحويل، وبوالص الشحن، وقوائم التعبئة، وشهادات المنشأ، مع سجلات المخزون التي ينبغي أن تتطابق معها؛
• القوائم المالية، مدققةً حيثما يلزم التدقيق، مع السجلات المحاسبية الداعمة لها؛
• عقود العمل والتصاريح وسجلات الرواتب وحسابات الإجازات ونهاية الخدمة، وحيثما يُسكن الموظفون في سكن توفره المنشأة، السجلات المتعلقة به؛
• تصاريح الصحة والسلامة والبيئة وسجلات التفتيش الخاصة بالمرفق وبأي بضائع خاضعة للتنظيم مخزنة فيه.

أين يتكسر الملف عادةً

مخزون لا يتطابق

أكثر ما يُكتشف في العمليات اللوجستية هو فرق بين الحركات المُقرَّة والمخزون الفعلي. بضائع وردت بموجب إقرار وخُزنت تحت مرجع آخر، وشحنات جزئية صُرفت دون المستندات المقابلة، ومخزون تالف أو مرتجع لم يُشطَب قط — كل منها يُحدث فجوة يتعين تفسيرها لاحقاً، وعادةً على يد شخص لم يكن حاضراً وقتها. ومطابقة المخزون بالإقرارات في دورة ثابتة، وتوثيق الشطب عند وقوعه، يمنعان تحول التباين الصغير إلى نمط.

الزحف في الأنشطة

تدرج الرخصة أنشطة محددة. فيبدأ نشاط تخزين في التعبئة والوسم، وتبدأ شركة تجارية في التوزيع داخل البر الرئيسي عبر ترتيبات لم توثقها. فتصف الفواتير عندئذ نشاطاً لا تغطيه الرخصة. وإضافة نشاط أمر إداري؛ أما تفسير سنة من الفواتير الواقعة خارج الرخصة فليس كذلك.

مقرات لم تعد مطابقة للسجل

تُتخلَّى المرافق أو تُبادل أو تُوسَّع، وكثيراً ما تُشارَك المساحة بصورة غير رسمية مع شركة زميلة أو شريك. وينبغي أن يتطابق عقد الإيجار وعنوان الرخصة وما يحدث فعلياً في الموقع. وحيث يشغل كيان آخر جزءاً من المرفق، فإن هذا الترتيب يحتاج إلى موافقة السلطة لا إلى تفاهم خاص.

مستندات فرع تقادمت

يعتمد الفرع على مستندات تصدرها شركته الأم. وعندما تغيّر الأم مديريها أو اسمها أو مستنداتها التأسيسية، يحتاج ملف الفرع إلى تحديث، ويحتاج التوكيل الرسمي الذي يتصرف المدير بموجبه إلى أن يظل سارياً ويغطي ما يقوم به. والأطراف المقابلة تتحقق من ذلك قبل التوقيع.

سجلات الاقتصاد الحقيقي عن السنوات السابقة

أُلغيت التزامات الاقتصاد الحقيقي بالنسبة للسنوات المالية المنتهية بعد 31 ديسمبر 2022 بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (98) لسنة 2024، غير أنها تظل قائمة عن السنوات المالية من 2019 إلى 2022. وينبغي أن تبقى الإخطارات والتقارير والأدلة الداعمة لها عن تلك السنوات في الملف.

التداخل مع المنازعات التجارية

تُحسم منازعات الشحن والتخزين بالمستندات نفسها التي يطلبها المدقق. فمطالبة بضائع تتوقف على إشعار التسليم وتقرير الحالة والشروط المدرجة فعلياً في حجز الشحن. ونزاع بشأن مخزون محفوظ لصالح عميل يتوقف على ما إذا كانت اتفاقية التخزين قد وُقعت ومن شخص يملك صلاحية توقيعها. والاحتفاظ بالأصول الموقعة وجداول صلاحيات التوقيع والموافقات الداعمة لها في مكان واحد يدعم تسوية المنازعات التجارية بقدر ما يدعم اجتياز التفتيش بنجاح.

روتين يبقي الملف جاهزاً للتدقيق

مرة في السنة، وقبل التجديد، طابِقوا السجلات الشركاتية مع سجل السلطة وأودِعوا ما هو معلق. قارِنوا الأنشطة المرخصة بما أُصدرت فواتير بشأنه فعلاً. تحققوا من تطابق عقد الإيجار وعنوان الرخصة والعملية الفعلية. طابِقوا المخزون مع الإقرارات الجمركية وأغلِقوا أي فرق كتابةً. راجعوا تصريح كل موظف وعقده وسجل رواتبه. تأكدوا من سريان تصاريح المرفق وعمليات التفتيش على السلامة. تأكدوا من مركز التسجيل الضريبي وضريبة القيمة المضافة ومن تقديم الإقرارات المستحقة. وبالنسبة للفرع، تحققوا من حداثة مستندات الشركة الأم وتوكيل المدير.

وحيث تظهر فجوة، صحِّحوها وسجِّلوا تاريخ التصحيح. فالملف الذي يُظهر مشكلة اكتُشفت وعولجت أقوى بكثير من ملف تغيب عنه المشكلة ببساطة.

للمساعدة في مراجعة سجلات منشأة جافزا الشركاتية والإيجارية والتجارية قبل التجديد أو التفتيش، يستطيع فريق الخدمات القانونية للشركات لدينا العمل معكم على الملف بنداً بنداً.

احجزوا استشارتكم

إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال مقدمة لأغراض إعلامية عامة فقط ولا تشكل استشارة قانونية. وينبغي على القراء طلب استشارة قانونية متخصصة تناسب ظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرار أو اتخاذ أي إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.

فريق نور اتورنيز

موارد ذات صلة

استكشفوا المزيد من رؤانا حول الموضوعات ذات الصلة:

• قائمة التحقق من تأسيس الشركات للمستثمرين في دولة الإمارات
• دليل التدقيق على الامتثال للكيانات المالية
• إرشادات بروتوكول صياغة العقود
• المتطلبات القانونية لتهيئة الموظفين الجدد