دليل التدقيق على الامتثال في دبي الجنوب: متطلبات التوثيق

نادراً ما تأتي عمليات التحقق من الامتثال في دبي الجنوب على شكل خطاب تدقيق رسمي؛ بل تأتي على هيئة تجديد رخصة يتعثر، أو طلب تأشيرة يُعاد، أو تفتيش على المقر يسفر عن قائمة من الملاحظات. وفي كل حالة من هذه الحالات، تُقارِن سلطة المنطقة الحرة بين الأمور الثلاثة نفسها: ما تجيزه رخصتكم، وما تدعمه منشآتكم وعقد الإيجار فعلياً، وما تمارسه شركتكم على أرض الواقع. ومعظم المشكلات ينشأ عن تباعد هذه الأمور الثلاثة عن بعضها مع مرور الوقت.

يحدد هذا الدليل المستندات التي ينبغي أن تكون الشركة في دبي الجنوب قادرة على تقديمها، والالتزامات الاتحادية التي تنطبق بصرف النظر عن عنوان المنطقة الحرة، وأوجه عدم التطابق التي تؤدي إلى تعطيل الملفات.

ابدأوا بالرخصة

تحدد الرخصة الأنشطة التي يجوز للشركة ممارستها، وهي المرجع لكل ما عداها، وأكثر ما يُكتشف في المراجعة هو الزحف التدريجي في الأنشطة: أي أن النشاط أخذ على عاتقه أعمالاً تقع خارج الأنشطة المدرجة، وعادةً لأن عميلاً طلب ذلك ولم يتحقق أحد منه.

اقرأوا أوصاف الأنشطة الواردة في الرخصة مقابل قائمة بما تصدر الشركة فواتير بشأنه فعلياً. وحيث لا يتطابق الأمران، فإن الحل هو إضافة النشاط أو تعديله لدى السلطة، لا التذرع بأن الصياغة واسعة بما يكفي. فإصدار فواتير خارج النشاط المرخص يؤثر في أكثر من ملف الرخصة — بل يؤثر في العلاقات المصرفية والتغطية التأمينية وقابلية العقود ذات الصلة للإنفاذ.

احتفظوا مع الرخصة بملف الطلب الذي صدرت بموجبه، وأي موافقات من سلطات أخرى اقتضاها النشاط، وكل تعديل طرأ منذ التأسيس.

المقر واتفاقية المرافق

يُقارَن عقد الإيجار أو اتفاقية المرافق بكل من الرخصة وحصة التأشيرات المخصصة للشركة. فالمكتب والمكتب المرن والمستودع لا تمنح الاستحقاقات ذاتها، والشركة التي زادت عدد موظفيها دون تغيير مقرها ستجد النقص يطفو على السطح عند تجديد التأشيرات لا عند التوظيف.

أتِيحوا اتفاقية المرافق الحالية وأي تجديدات أو تعديلات عليها، والدليل على أن العنوان المسجل في سجلات السلطة هو العنوان الذي تشغله الشركة فعلياً. فإذا انتقلت العمليات، وجب أن ينتقل السجل معها.

سجلات الشركة

تحتفظ السلطة بملف للشركة ينبغي أن يعكس الملف الذي تحتفظ به الشركة ذاتها، ويشمل عادةً شهادة التأسيس أو القيد، وعقد التأسيس والنظام الأساسي مع تعديلاتهما، وسجل الأسهم، وسجل المديرين والمسيّرين، والقرارات المخوِّلة لكل تغيير.

تنتمي بيانات المستفيد الحقيقي إلى الملف ذاته ويجب إبقاؤها محدثة كلما تغيرت الملكية، وكذلك نماذج التواقيع والتوكيلات الرسمية — فالتوكيل الرسمي المنتهي الموقَّع نيابة عن الشركة مشكلة تطفو على السطح في أسوأ لحظة ممكنة، وعادةً أمام بنك أو كاتب عدل.

وحيث يكون المساهم كياناً معنوياً، يحتاج الملف إلى مستنداته التأسيسية الحالية ودليل على سلامة مركزه القانوني، موثقةً ومصدقةً ومترجمةً حيثما تقتضي السلطة ذلك. وبناء هذا الملف وصيانته عمل روتيني من أعمال الخدمات القانونية للشركات، وإنجازه بصورة مستمرة يكلف جزءاً يسيراً مما يكلفه تجميعه تحت ضغط الوقت.

سجلات التوظيف

تنظّم علاقات العمل في القطاع الخاص أحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021، الذي حل محل القانون الاتحادي رقم (8) لسنة 1980. ويقوم أصحاب العمل في المناطق الحرة إضافة إلى ذلك بتسجيل موظفيهم لدى سلطة المنطقة، ويحتفظون ببطاقة منشأة وملف هجرة.

السجلات التي ينبغي أن تكون مرتبة هي عقود العمل المكتوبة المطابقة للنسخ المسجلة، وتأشيرات الإقامة والوثائق الثبوتية السارية، وسجلات الإجازات واستحقاقات نهاية الخدمة، والسياسات الداخلية التي يُخطر الموظفون بسريانها عليهم. والخلل المتكرر هو التباعد: خطاب عرض موقَّع يتضمن شروطاً تجارية لا يعكسها العقد المسجل. وحيث يختلف الأمران، يتعين على الشركة أن توضح أيّهما تعمل بموجبه، ولن يُترك لها أن تختار بحرية.

التسجيلات الضريبية

ضريبة الشركات. يسري المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 على السنوات المالية التي تبدأ في 1 يونيو 2023 أو بعده، بنسبة 0% حتى 375,000 درهم إماراتي من الدخل الخاضع للضريبة و9% على ما تجاوز ذلك. وعنوان المنطقة الحرة وحده لا يحسم كيفية انطباق القانون على شركة بعينها. فالتسجيل وتقديم الإقرارات وأي إعفاء متاح أمور تُؤكَّد مع المستشارين الضريبيين استناداً إلى الوقائع، وينبغي توثيق الإجابة لا افتراضها.

ضريبة القيمة المضافة. تُفرض ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5% بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (8) لسنة 2017، المعدَّل بالمرسوم بقانون اتحادي رقم (18) لسنة 2022. وستبحث المراجعة عن شهادة التسجيل حيثما تكون الشركة مسجلة، وعن فواتير ضريبية مستوفية للشكل المطلوب، وسجلات تدعم المعاملة المطبقة على كل توريد. والخطأ في شكليات الفواتير هو أسهل طريق إلى فقدان استرداد ضريبة المدخلات.

الاقتصاد الحقيقي. أُلغيت لوائح الاقتصاد الحقيقي بالنسبة للسنوات المالية المنتهية بعد 31 ديسمبر 2022 بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (98) لسنة 2024. وتظل الالتزامات قائمة عن السنوات المالية من 2019 إلى 2022، ولا يزال بإمكان مراجعة تلك الفترات أن تطلب الإخطارات والتقارير التي كانت مستحقة آنذاك.

البيانات والسرية

يحكم المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021 البيانات الشخصية على المستوى الاتحادي. وبالنسبة لمعظم شركات دبي الجنوب، فإن الأسئلة العملية بسيطة ونادراً ما تُجاب: ما البيانات الشخصية التي يحتفظ بها النشاط عن الموظفين والعملاء والموردين، وأين تُخزَّن، ومن يستطيع الوصول إليها داخل الشركة وخارجها، وما مصيرها عندما يغادر أحدهم. وإجابات مكتوبة على هذه الأسئلة، تُبقى محدثة، أثمن من سياسة لم يقرأها أحد. وينبغي للمجموعات التي لها كيانات في مركز دبي المالي العالمي (DIFC) أو سوق أبوظبي العالمي (ADGM) أن تلاحظ أن لكلا المركزين نظامه الخاص لحماية البيانات وجهاته الرقابية الخاصة.

الاستعداد قبل أن تسأل السلطة

أجروا الفحص داخلياً في تاريخ ثابت من كل عام، قبل موعد تجديد الرخصة بوقت كافٍ. قارِنوا أنشطة الرخصة بخطوط الإيرادات الفعلية، وقارِنوا عدد الموظفين بحصة التأشيرات والمقر، وقارِنوا ملف الشركة لدى السلطة بملفكم الخاص. وضعوا قائمة بكل مستند ينتهي خلال الأشهر الاثني عشر المقبلة — الرخصة وعقد الإيجار وبطاقة المنشأة والتأشيرات وجوازات السفر والتوكيلات الرسمية — وعيّنوا مسؤولاً عن كل منها.

وحيث تتحول فجوة إلى خلاف مع طرف مقابل أو مؤجر أو مساهم منسحب، يصبح الملف نفسه هو الدليل. فالسجلات الواضحة تقصّر الجدل وكثيراً ما تمنعه؛ وحيث لا تستطيع ذلك، فهي أساس أي موقف في تسوية المنازعات التجارية تتخذه الشركة لاحقاً.

الخلاصة

مراجعة الامتثال في دبي الجنوب اختبار للاتساق. فالرخصة والمقر والأشخاص والسجل الشركاتي والمركز الضريبي جميعها تصف النشاط نفسه، وتتوقع السلطة أن تتطابق. فالشركات التي تبقيها متسقة شهراً بشهر تتعامل مع التجديد كأمر روتيني، أما الشركات التي لا تفعل فتكتشف عند التجديد مقدار إعادة البناء الذي يمكن أن تستلزمه سنة من الانحراف.

للمساعدة في مراجعة ملف رخصتكم في دبي الجنوب، أو مواءمة سجلات الشركة والتوظيف، أو الاستعداد للتجديد، تواصلوا مع فريق نور اتورنيز.

احجزوا استشارتكم

إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال مقدمة لأغراض إعلامية عامة فقط ولا تشكل استشارة قانونية. وينبغي على القراء طلب استشارة قانونية متخصصة تناسب ظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرار أو اتخاذ أي إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.

فريق نور اتورنيز

موارد ذات صلة

استكشفوا المزيد من رؤانا حول الموضوعات ذات الصلة:

• قائمة التحقق من تأسيس الشركات للمستثمرين في دولة الإمارات
• دليل التدقيق على الامتثال للكيانات المالية
• إرشادات بروتوكول صياغة العقود
• المتطلبات القانونية لتهيئة الموظفين الجدد