دليل التدقيق على الامتثال في مركز دبي للسلع المتعددة (DMCC): متطلبات التوثيق

يكتشف معظم أعضاء مركز دبي للسلع المتعددة (DMCC) حالة ملف الامتثال لديهم عند التجديد، وهو أسوأ وقت لاكتشافه. فسجل الأسهم لم يُحدَّث بعد خروج شريك، وسجل المستفيد الحقيقي لا يزال يعكس وضع التأسيس الأصلي، والمكتب الذي يشير إليه الترخيص تُرك قبل ثمانية عشر شهراً، والحسابات لم تُقفل بعد. ولا تُعدّ أيٌّ من هذه المشكلات صعبة بمفردها، لكنها مجتمعة تعطّل تجديداً كانت المنشأة تفترض أنه إجراء روتيني.

يحدد هذا الدليل المستندات التي ينبغي أن تكون شركة مركز دبي للسلع المتعددة قادرة على تقديمها في أي وقت، والجهات التي تطلبها، والنقاط التي يتضح فيها نقص الملفات في أغلب الأحيان.

من يراجع شركة مركز دبي للسلع المتعددة، وما الذي يفحصه

سلطة مركز دبي للسلع المتعددة هي في آن واحد المسجل وجهة الترخيص. فهي تحتفظ بالسجل الشركي لكل شركة عضو، وتصدر الترخيص وتجدده، وتوافق على تغييرات المساهمة والمديرين والأنشطة، وتفتش المقار التي تكون الشركة مسجلة فيها. ولأن التسجيل والترخيص لدى الجهة نفسها، فإن أي تعارض في جزء من السجل يظهر سريعاً في الجزء الآخر.

وتسري الالتزامات الاتحادية فوق ذلك. فشركة مركز دبي للسلع المتعددة شركة إماراتية لأغراض المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 بشأن ضريبة الشركات، الذي يسري على السنوات المالية التي تبدأ في 1 يونيو 2023 أو بعده، بنسبة 0% على الدخل الخاضع للضريبة حتى 375,000 درهم إماراتي و9% على ما زاد. والوجود في منطقة حرة لا يسقط التزام التسجيل وتقديم الإقرارات، وأما مدى انطباق معاملة المنطقة الحرة على دخل بعينه فينبغي حسمه باستشارة قبل استحقاق الإقرار. وإذا كانت الشركة تقوم بتوريدات خاضعة للضريبة، سرت ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5% على النحو المعتاد، ووجب الاحتفاظ بالسجلات الداعمة لها.

ويخضع التوظيف في مركز دبي للسلع المتعددة للمرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021 الذي حلّ محل القانون الاتحادي رقم (8) لسنة 1980، وتُدار إجراءاته عبر عمليات المنطقة الحرة الخاصة بتصاريح العمل وإيداع العقود. أما البيانات الشخصية فتخضع للمرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021.

مجموعة المستندات الأساسية

فيما يلي ما ستطلبه عملية تفتيش أو استفسار تجديد أو مراجعة مصرفية أو مستثمر محتمل:

• شهادة التأسيس أو التسجيل، والترخيص الساري المدرجة فيه الأنشطة المعتمدة، والنظام الأساسي بآخر صيغة معتمدة؛
• سجل الأسهم وسجل أعضاء مجلس الإدارة والمديرين، مطابقَين لما تحتفظ به السلطة؛
• سجل المستفيد الحقيقي، محدثاً عند كل تغيير في السيطرة لا عند التأسيس فقط؛
• كل قرار بالموافقة على نقل أسهم أو تغيير مدير أو تغيير نشاط أو تعديل في المستندات التأسيسية، مع الموافقة المقابلة من السلطة؛
• عقد الإيجار أو اتفاقية المكتب المرن للمقر المسجل، مطابقاً للعنوان الوارد في الترخيص؛
• البيانات المالية، مدققة حيثما يكون التدقيق مطلوباً، مع السجلات المحاسبية الداعمة لها؛
• عقود العمل والتصاريح وسجلات الرواتب واحتسابات مكافأة نهاية الخدمة لكل موظف؛
• بالنسبة للأعضاء المتاجرين في المعادن الثمينة أو الأحجار الكريمة أو غيرها من السلع المنظمة، سجلات العناية الواجبة والتوريد المسؤول التي تشترطها السلطة لذلك النشاط؛
• إذا دخلت الشركة في نطاق إطار مكافحة غسل الأموال: تقييم المخاطر، وملفات العناية الواجبة بالعملاء، وسجلات الفحص، وسجل الإبلاغ.

أين ينكسر الملف عادةً

المتاجرة خارج النشاط المرخص

تدرج تراخيص مركز دبي للسلع المتعددة أنشطة محددة. وكثيراً ما تتوسع الأعمال إلى مجالات مجاورة — شركة تجارية تبدأ بتقديم الاستشارات، أو شركة سلع تبدأ بحيازة مخزون لصالح الغير — دون إضافة النشاط إلى الترخيص. وتصبح الفواتير بعدها تصف شيئاً لا يغطيه الترخيص، وهو ما يظهر للمصرف والطرف المقابل والسلطة على السواء. فإضافة نشاط خطوة إدارية، أما تفسير فواتير عامين تقع خارج الترخيص فليس كذلك.

سجلات تتأخر عن الواقع

يتطلب تغيير المساهم أو المدير أو المستفيد الحقيقي تعديل السجل الداخلي وموافقة السلطة على التغيير وقيده لديها معاً. والقيام بأحدهما دون الآخر يُنشئ تعارضاً بين سجل الشركة نفسه والسجل الرسمي. وهذا التعارض هو أول ما تجده عملية العناية الواجبة، ويمكن أن يعطّل تمويلاً أو صفقة بيع لأسابيع.

مقار لم تعد تطابق الترخيص

العنوان المسجل خاضع للتفتيش. فالشركة التي انتقلت أو تخلت عن وحدتها أو تعمل من مكان آخر غير العنوان الوارد في ترخيصها لديها خلل يسهل تصحيحه مسبقاً ويصعب تفسيره أثناء التفتيش.

قرارات لا مستندات خلفها

القروض البينية، والضمانات الممنوحة لشركة تابعة، واتفاقيات الخدمات مع الأطراف ذات العلاقة، وتعيينات المديرين، ينبغي أن يكون كل منها قابلاً للتتبع إلى قرار مؤرخ يسجل من وافق على المسألة وما الذي أُفصح عنه. وهذه أيضاً هي المعاملات الأكثر إخضاعاً للفحص لأغراض ضريبة الشركات، لذا فإن توثيق المبرر التجاري وأساس التسعير وقت إبرامها أمر جدير بالعناية.

سجلات المضمون الاقتصادي عن السنوات السابقة

أُلغيت التزامات المضمون الاقتصادي بالنسبة للسنوات المالية المنتهية بعد 31 ديسمبر 2022 بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (98) لسنة 2024، لكنها لا تزال سارية على السنوات المالية من 2019 إلى 2022. والإخطارات والتقارير والأدلة الداعمة عن تلك السنوات مكانها الملف، ولا ينبغي التخلص منها لأن النظام لم يعد يسري مستقبلاً.

التداخل مع المنازعات التجارية

المستندات التي يطلبها مدقق الحسابات هي ذاتها التي يطلبها الطرف المقابل عندما يتعثر اتفاق. فالمشتري الرافض للتسليم سيفحص ما إذا كان من وقّع العقد يملك الصلاحية. والمورد الرافض لسقف المسؤولية سيفحص أي نسخة من الشروط قد أُبرمت. والاحتفاظ بالأصول الموقعة وجداول الصلاحيات والموافقات المؤيدة لها في مكان واحد مفيد في تسوية المنازعات التجارية بقدر فائدته عند التجديد، وغياب ذلك الملف يُضعف الموقفين معاً.

روتين يقي من مشكلات التجديد

قبل التجديد بوقت كافٍ، طابق سجل الأسهم وسجل المديرين وسجل المستفيد الحقيقي مع ما تحتفظ به السلطة، وقدّم إلى السلطة أي إخطارات أو طلبات قيد معلّقة. قارن الأنشطة المرخصة بما أصدرت الشركة فواتير عنه فعلياً خلال العام الماضي. تأكد من تطابق المقر مع الترخيص. أقفِل الحسابات مبكراً بما يكفي لإتمام التدقيق، حيثما يكون مطلوباً، دون ضغط. تحقق من سريان تصريح وعقد كل موظف وأن سجلات الرواتب تدعمهما. وتأكد من وضع التسجيل في ضريبة الشركات وضريبة القيمة المضافة وأن الإيداعات المستحقة قد تمت.

وإذا ظهرت فجوة، فصححها وسجل تاريخ التصحيح. فالملف الذي يُظهر مشكلة حُددت وعولجت مستند أقوى بكثير من ملف تغيب عنه المشكلة ببساطة.

للمساعدة في مراجعة السجلات الشركية لشركة مركز دبي للسلع المتعددة قبل تجديد أو معاملة أو تفتيش، يمكن لفريق الخدمات القانونية للشركات لدينا مراجعة الملف معكم.

احجز استشارتك

إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال مقدمة لأغراض إعلامية عامة فقط ولا تُعدّ استشارة قانونية. وينبغي على القراء طلب استشارة قانونية مهنية مصممة وفقاً لظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرار أو إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.

فريق نور اتورنيز

موارد ذات صلة

استكشف المزيد من رؤانا حول الموضوعات ذات الصلة:

• قائمة التحقق من تأسيس الشركات للمستثمرين في دولة الإمارات
• دليل التدقيق على الامتثال للكيانات المالية
• إرشادات بروتوكول صياغة العقود
• المتطلبات القانونية لتهيئة الموظفين الجدد