دليل التدقيق على الامتثال في البر الرئيسي لإمارة أبوظبي: متطلبات التوثيق

ما الغرض الفعلي من التدقيق على الامتثال

سواء كان الأمر يتعلق بتفتيش رسمي أو مراجعة مصرفية أو طلب عناية واجبة من مشترٍ محتمل أو استفسار ضريبي، فإن جميعها تطرح على شركة البر الرئيسي في أبوظبي السؤال الجوهري نفسه: هل تستطيع تقديم المستند الذي يثبت ما تقول إنك فعلته؟ والتدقيق على الامتثال هو أن تطرح هذا السؤال على نفسك أولاً، ملفاً ملفاً، بينما لا يزال هناك متسع من الوقت لتصحيح ما هو ناقص.

يحدد هذا الدليل الملفات التي ينبغي أن تكون المنشأة العاملة في البر الرئيسي لإمارة أبوظبي قادرة على تقديمها، ومن يتحمل مسؤولية كل منها داخل المنشأة، والفجوات التي تظهر في أغلب الأحيان عندما لا يطّلع عليها أحد منذ فترة. ويتناول الدليل منشآت البر الرئيسي المرخّصة من دائرة التنمية الاقتصادية. أما سوق أبوظبي العالمي (ADGM) فهو ولاية قضائية مستقلة تتبع القانون العام ولها جهتها التنظيمية الخاصة وقواعدها الخاصة، ولذلك تخضع الشركة التابعة للسوق ضمن المجموعة نفسها للتدقيق وفق معيار مختلف.

ملف الترخيص

ابدأ بالترخيص نفسه، لأن كل ما عداه يُقاس به. تحقق من أن الأنشطة المدرجة في الترخيص لا تزال تعبّر عما تمارسه المنشأة فعلياً. فالأنشطة تتغير مع الوقت: شركة تجارية تبدأ بتقديم خدمات تركيب، أو شركة استشارات تبدأ بإعادة بيع البرمجيات. وإذا كان النشاط قد تغيّر، فيجب تعديل الترخيص، وإذا كان النشاط الجديد خاضعاً للتنظيم، فلا بد من الحصول على موافقة الجهة القطاعية المختصة قبل إجراء التعديل.

ثم تحقق من المستندات المؤيدة للترخيص: عقد الإيجار المسجّل، وتعيين المدير، والمفوّضين بالتوقيع المسجلين، وأي موافقات خارجية مرتبطة بالنشاط. فعقد إيجار انتهت صلاحيته، أو مدير غادر قبل عامين وما زال مسجلاً في خانة المدير، ستظهر أمثال هذه الأمور عند التجديد في أسوأ لحظة ممكنة.

السجلات الشركية

تخضع سجلات الشركات لأحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (32) لسنة 2021، الذي حلّ محل القانون الاتحادي رقم (2) لسنة 2015 بوصفه قانون الشركات التجارية. وينبغي أن يتأكد التدقيق من أن الشركة تحتفظ بعقد تأسيس ساري المفعول وموقّع يعكس هيكل الملكية الفعلي، مع كل تعديل موثّق؛ وسجل مساهمين يتطابق مع عقد التأسيس؛ ومحاضر الجمعية العمومية وقرارات الإدارة، بما فيها اعتماد الحسابات؛ وسجل المستفيد الحقيقي محدَّثاً بما يعكس أي تغيير في سلسلة الملكية.

هناك حالتا عدم تطابق شائعتان. الأولى أن تكون الحصص قد نُقلت تجارياً دون تعديل عقد التأسيس، فيتباين السجل عن الواقع. والثانية أن تكون قرارات يحتفظ القانون أو عقد التأسيس بالاختصاص فيها للمساهمين قد اتخذها مدير دون قرار من المساهمين. وكلتاهما قابلتان للإصلاح ما دامت العلاقات بين الأطراف قائمة، لكن إصلاحهما بعد ذلك مكلف.

ملف التوظيف

يخضع التوظيف لأحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021، الذي حلّ محل القانون الاتحادي رقم (8) لسنة 1980. ولكل موظف، ينبغي أن تحتفظ الشركة بعقد موقّع يطابق الشروط المسجلة لدى الجهة المختصة، وتصريح العمل وتأشيرة الإقامة، ونسخ من جواز السفر وبطاقة الهوية الإماراتية، وما يثبت دفع الرواتب عبر نظام حماية الأجور، وسجلات الإجازات المستغرقة.

تحقق من أن المسميات الوظيفية الواردة في التصاريح تطابق العمل المنجز فعلياً، وأن احتسابات مكافأة نهاية الخدمة تتبع القانون الحالي لا القانون الذي حلّ محله، وأن أي مستندات سياسات تُسلَّم إلى الموظفين — كأدلة الموظفين وخطط المكافآت والتعهدات المقيدة — متوافقة مع العقود ومع القانون. وإذا كانت الشركة تستعين بمقاولين أو موظفين منتدبين، فتأكد من الجهة الكفيلة لهم ومن يتحمل التزامات صاحب العمل.

السجلات الضريبية

تُفرض ضريبة الشركات بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022، وتسري على السنوات المالية التي تبدأ في 1 يونيو 2023 أو بعده. ويُخضع الدخل الخاضع للضريبة حتى 375,000 درهم إماراتي لنسبة 0%، وما زاد على ذلك لنسبة 9%. وينبغي أن يتأكد التدقيق من إتمام التسجيل، وأن السجلات المحاسبية تدعم الدخل الخاضع للضريبة المُبلَّغ عنه، وأن المعاملات مع الأطراف ذات العلاقة والأشخاص المرتبطين موثَّقة بشروط تستطيع الشركة الدفاع عنها.

وتُفرض ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5% بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (8) لسنة 2017، المعدَّل بالمرسوم بقانون اتحادي رقم (18) لسنة 2022. تحقق من أن وضع التسجيل لا يزال يتوافق مع حجم الأعمال، وأن الفواتير الضريبية تتضمن البيانات المطلوبة، وأن ضريبة المدخلات المطالب بها مدعومة بفواتير صحيحة، وأن الإقرارات تتطابق مع دفاتر الأستاذ.

وقد أُلغيت تنظيمات المضمون الاقتصادي (ESR) بالنسبة للسنوات المالية المنتهية بعد 31 ديسمبر 2022 بموجب قرار مجلس الوزراء رقم (98) لسنة 2024. ولا تبقى الالتزامات قائمة إلا عن السنوات المالية من 2019 إلى 2022، ولذا ينبغي أن يتأكد التدقيق من أن تلك الإيداعات السابقة قد تمت وأنه لا يوجد شيء معلَّق، بدلاً من الاستمرار في إجراءات سنوية لم تعد سارية.

البيانات والسجلات والجرائم المالية

تخضع البيانات الشخصية المتداولة في دولة الإمارات لأحكام المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021. وينبغي أن يحدد التدقيق ما تحتفظ به المنشأة من بيانات شخصية عن العملاء والموظفين والموردين، والأساس الذي تُحفظ عليه، ومكان تخزينها، والجهات التي تُشارَك معها، ومدة الاحتفاظ بها. كما ينبغي أن تتضمن العقود المبرمة مع مقدمي الخدمات الذين يعالجون البيانات نيابة عن الشركة شروطاً تعكس هذا الدور. ويُطبّق كل من مركز دبي المالي العالمي (DIFC) وسوق أبوظبي العالمي (ADGM) نظامه الخاص بالبيانات، لذا لا يمكن لمجموعة لها كيانات في أيٍّ منهما الاعتماد على سياسة واحدة.

وإذا كان النشاط يُدخل المنشأة في نطاق إطار مكافحة غسل الأموال — كما هو الحال بالنسبة لعدة فئات من الأعمال والمهن غير المالية المحددة — فينبغي أن يُظهر الملف وجود إجراءات عناية واجبة بالعملاء مطبقة فعلياً، وسجلات لعمليات التحقق المنفذة، ومسؤولاً معيناً، وتدريباً للموظفين.

خريطة التدقيق

المجال	المستندات المطلوب تقديمها	المسؤول المعتاد
الترخيص	الترخيص التجاري، وقائمة الأنشطة، وعقد الإيجار المسجل، والموافقات القطاعية، وسجلات المفوضين بالتوقيع	الشؤون الإدارية
الشؤون الشركية	عقد التأسيس وتعديلاته، وسجل الأسهم، والقرارات والمحاضر، وسجل المستفيد الحقيقي	أمين سر الشركة أو المستشار القانوني العام
التوظيف	العقود، والتصاريح والتأشيرات، وسجلات دفع الأجور، والإجازات واحتسابات نهاية الخدمة، والسياسات	الموارد البشرية
الضرائب	تسجيل ضريبة الشركات وإقراراتها، وتسجيل ضريبة القيمة المضافة، والفواتير الضريبية، ووثائق الأطراف ذات العلاقة	الشؤون المالية
المضمون الاقتصادي السابق	الإيداعات عن السنوات المالية من 2019 إلى 2022 والمراسلات التي أُقفلت بها	الشؤون المالية
البيانات والجرائم المالية	جرد البيانات، وشروط المعالجة، وقواعد الاحتفاظ، وسجلات العناية الواجبة بالعملاء، وسجل التدريب	الامتثال

إجراء التدقيق بطريقة تثمر نتائج

حدد لكل مجال مسؤولاً باسمه وتاريخاً محدداً. واطلب المستند نفسه، لا مجرد تأكيد بوجوده — فالفارق بينهما هو موضع الملاحظات. وسجّل كل ملاحظة مع الإجراء التصحيحي والشخص المسؤول وتاريخ محدد، وأعد اختبار العناصر التي كانت مفقودة. فالتدقيق الذي ينتهي بمذكرة لا ينفذها أحد أسوأ من عدم إجراء التدقيق أصلاً، لأنه يُنشئ سجلاً مكتوباً يثبت أن الشركة كانت على علم.

حدد فترة زمنية لتكرار التدقيق، واربطها كذلك بمحفزات واقعية: تغيير في المساهمين، أو نشاط جديد خاضع للتنظيم، أو أول تعيين في إمارة جديدة، أو جولة تمويل، أو طلب مشترٍ لغرفة بيانات.

إلى أين يقود ذلك

معظم إجراءات الإنفاذ ومعظم الصفقات الفاشلة في أبوظبي تعود جذورها إلى السجلات لا إلى السلوك. فالمنشأة فعلت الشيء الصحيح ولا تستطيع إثباته، أو قامت بأمر معقول لم يوثّقه أحد. والتدقيق يغلق هذه الفجوة بينما لا تزال كلفة ذلك متدنية.

يجري فريق الخدمات القانونية للشركات لدينا مراجعات للامتثال لمنشآت البر الرئيسي في أبوظبي، ويعيد بناء السجلات الشركية التي تأخر تحديثها، ويُعدّ الشركات لعمليات العناية الواجبة. وإذا كشفت المراجعة عن نزاع مع طرف مقابل أو مساهم أو موظف، يتولاه فريق تسوية المنازعات التجارية لدينا.

احجز استشارتك

إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال مقدمة لأغراض إعلامية عامة فقط ولا تُعدّ استشارة قانونية. وينبغي على القراء طلب استشارة قانونية مهنية مصممة وفقاً لظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرار أو إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.

فريق نور اتورنيز

موارد ذات صلة

• قائمة التحقق من تأسيس الشركات للمستثمرين في دولة الإمارات
• دليل التدقيق على الامتثال للكيانات المالية
• إرشادات بروتوكول صياغة العقود
• المتطلبات القانونية لتهيئة الموظفين الجدد