قائمة مرجعية لتأسيس الشركات في دبي الجنوب: متطلبات المستندات

لماذا تتعثر طلبات التأسيس في دبي الجنوب

معظم التأخيرات في تأسيس شركة في دبي الجنوب ليست نزاعات قانونية، بل إخفاقات في الأوراق: قرار مجلس إدارة موقَّع لكنه لم يُصدَّق قط، أو جواز سفر تنتهي صلاحيته في منتصف مدة الرخصة، أو شهادة تأسيس لمساهم اعتباري تصل من دون ترجمة، أو عقد إيجار لا يستوعب عدد التأشيرات التي طلبها مقدم الطلب. فمسجل المنطقة الحرة يتحقق من الطلب وفق قائمة محددة، والملف غير المكتمل ينتظر حتى يكتمل، ولا يتحرك أي شيء آخر في هذه الأثناء.

توضح هذه القائمة المرجعية ما يتضمنه ذلك الملف، والترتيب الذي تسير به الخطوات، والالتزامات التي تبدأ يوم صدور الرخصة بدلاً من أن تنتهي عنده.

حسموا النشاط قبل أي شيء آخر

كل مستند آخر يتفرع عن النشاط المرخص. فالنشاط يحدد فئة الرخصة، وما إذا كان يتعين على جهة تنظيمية خارجية الموافقة على الكيان قبل أن تسجله المنطقة الحرة، ونوع المقر الذي يجب أن يشغله الكيان، وفي بعض الحالات مستندات المساهمين التي يطلبها المسجل. وكثيراً ما يضطر مقدمو الطلبات الذين يحجزون الاسم ويوقعون عقد الإيجار قبل تأكيد قائمة الأنشطة إلى إعادة الاثنين معاً.

اطرحوا ثلاثة أسئلة في هذه المرحلة: هل النشاط متاح ضمن القائمة المعتمدة لدى المنطقة الحرة؟ وهل يتطلب موافقة من جهة تنظيمية قطاعية خارج المنطقة الحرة؟ وهل تقع قاعدة العملاء المستهدفة داخل المنطقة الحرة أم في مكان آخر من دولة الإمارات أم في الخارج؟ والسؤال الثالث مهم لأن رخصة المنطقة الحرة لا تجيز بذاتها ممارسة التجارة داخل سوق البر الرئيسي؛ فالبيع لعملاء البر الرئيسي يتطلب عادةً موزعاً مرخصاً في البر الرئيسي، أو وكيلاً، أو تسجيلاً منفصلاً في البر الرئيسي.

ملف المساهمين

المساهمون الأفراد

بالنسبة لكل مساهم فرد ومدير وعضو مجلس إدارة، يتوقع المسجل نسخة من جواز السفر سارية لمدة تتجاوز تاريخ الطلب بكثير، وصورة شخصية بخلفية سادة، وإثباتاً لمحل الإقامة، وسيرة ذاتية أو ملفاً مهنياً عندما يكون النشاط خاضعاً للتنظيم. ومن يحمل إقامة في دولة الإمارات أصلاً يقدم صفحة التأشيرة وبطاقة الهوية الإماراتية. ومن كان مكفولاً لدى جهة عمل أخرى في الدولة فقد يحتاج إلى خطاب عدم ممانعة قبل أن يمكن تسجيل دوره.

المساهمون الاعتباريون

يقدم المساهم الاعتباري مستنداته التأسيسية: شهادة التأسيس، وعقد التأسيس والنظام الأساسي، وشهادة حسن سيرة أو شهادة بالمسؤولين الحاليين، وقرار مجلس إدارة يوافق على تأسيس كيان دبي الجنوب ويسمي المدير ويعين المفوض بالتوقيع على الطلب. وحين تمتد سلسلة الملكية عبر أكثر من شركة قابضة، يتتبعها المسجل وصولاً إلى الأفراد الذين يملكون المجموعة أو يسيطرون عليها في نهاية المطاف.

تمر المستندات الصادرة خارج دولة الإمارات بسلسلة تصديقات قبل قبولها: التوثيق لدى الكاتب العدل في بلد الإصدار، ثم التصديق لدى وزارة خارجية ذلك البلد، ثم لدى سفارة الإمارات أو قنصليتها هناك، ثم لدى وزارة الخارجية في دولة الإمارات. وتحتاج المستندات المحررة بغير العربية إلى ترجمة قانونية على يد مترجم معتمد في الدولة. وهذه السلسلة هي أكثر الأسباب شيوعاً لتأخر الإطلاق، لأنها تمر عبر عدة جهات في بلد آخر ولا يمكن تسريعها من دبي، فابدؤوها قبل أي شيء آخر.

المقر وبطاقة المنشأة والتأشيرات

تسجل دبي الجنوب الكيانات مقابل مقرات فعلية، والمساحة هي التي تحدد حصة التأشيرات. فالمكتب وباقة المكتب المرن والمستودع وقطعة الأرض يحمل كل منها استحقاقات مختلفة، لذا يجب أن يُقدَّر حجم عقد الإيجار وفق خطة عدد الموظفين لا العكس. ويُدرج عقد الإيجار أو اتفاقية المرافق الموقعة في ملف الرخصة.

وبمجرد صدور الرخصة، يتقدم الكيان بطلب للحصول على بطاقة المنشأة، وعندئذٍ فقط يمكنه كفالة الموظفين. وتتطلب كل تأشيرة إقامة تصريح دخول، وفحص لياقة طبية، وبصمات الهوية الإماراتية، وختم التأشيرة. وتخضع شروط العمل للمرسوم بقانون اتحادي رقم (33) لسنة 2021، لذا ينبغي أن يتطابق العقد والمسمى الوظيفي والراتب المسجل لدى الجهة مع ما عُرض على الموظف فعلياً.

القائمة المرجعية للمستندات

المرحلة	ما يجب أن يتضمنه الملف
الاسم والنشاط	اسم تجاري محجوز، وقائمة أنشطة معتمدة، وأي موافقة من جهة تنظيمية خارجية
المساهمون الأفراد	نسخ جوازات السفر، وصور شخصية، وإثبات محل الإقامة، وصفحة تأشيرة الإمارات وبطاقة الهوية الإماراتية لمن يحملها، وخطاب عدم ممانعة حيثما ينطبق
المساهمون الاعتباريون	شهادة التأسيس، وعقد التأسيس والنظام الأساسي، وشهادة حسن سيرة أو شهادة بالمسؤولين الحاليين، وقرار مجلس إدارة، مصدقة ومترجمة
الملكية	هيكل المساهمة وصولاً إلى المستفيدين الحقيقيين، مع المستندات المؤيدة للهوية
المقر	عقد إيجار أو اتفاقية مرافق موقعة بما يتناسب مع حصة التأشيرات المطلوبة
ما بعد الرخصة	بطاقة المنشأة، وحزمة فتح الحساب المصرفي، والتسجيلات الضريبية، والسجلات النظامية

ما يبدأ يوم صدور الرخصة

الرخصة هي بداية ملف الامتثال لا نهايته، وتترتب عدة التزامات فور صدورها.

• الحساب المصرفي. تجري البنوك مراجعتها الخاصة وهي أكثر تشدداً من مراجعة المسجل. توقعوا أسئلة عن مصدر الأموال وسلسلة الملكية والأطراف المتعاملة والمبرر التجاري للهيكل. وأعدوا خطة عمل موجزة، وفواتير أو عقوداً تثبت النشاط التجاري، ومستندات هوية لكل مفوض بالتوقيع.
• الضريبة على الشركات. ينطبق المرسوم بقانون اتحادي رقم (47) لسنة 2022 على السنوات المالية التي تبدأ في 1 يونيو 2023 أو بعده. ويخضع الدخل الخاضع للضريبة حتى 375,000 درهم لنسبة 0% وما زاد على ذلك لنسبة 9%. ويسري التسجيل وحفظ السجلات سواء استحقت الضريبة في نهاية المطاف أم لم تستحق، ولا يعفي عنوان المنطقة الحرة منهما.
• ضريبة القيمة المضافة. تُفرض ضريبة القيمة المضافة بنسبة 5% بموجب المرسوم بقانون اتحادي رقم (8) لسنة 2017، المعدل بالمرسوم بقانون اتحادي رقم (18) لسنة 2022. ويترتب التسجيل على بلوغ حد الإيرادات، لذا ينبغي مراجعته مع نمو النشاط لا عند التأسيس فحسب.
• السجلات. احتفظوا بسجل المساهمين وسجل المديرين وأعضاء مجلس الإدارة وسجل المستفيد الحقيقي، وأبلغوا المسجل بالتغييرات خلال المدة التي يحددها.
• البيانات الشخصية. إذا كان الكيان يعالج بيانات عملاء أو موظفين، فإن المرسوم بقانون اتحادي رقم (45) لسنة 2021 يحكم كيفية جمعها واستخدامها ومشاركتها. ولمركز دبي المالي العالمي (DIFC) وسوق أبوظبي العالمي (ADGM) نظمان منفصلان، وهو ما يهم حيث توجد كيانات للمجموعة هناك.
• المتطلبات الاقتصادية الموضوعية. ألغى قرار مجلس الوزراء رقم (98) لسنة 2024 أنظمة المتطلبات الاقتصادية الموضوعية عن السنوات المالية المنتهية بعد 31 ديسمبر 2022. ولا تبقى الالتزامات إلا عن السنوات المالية من 2019 إلى 2022، لذا لا يزال يتعين إغلاق الإقرارات التاريخية وأي تقييمات مفتوحة.

أين تخطئ الملفات

أربعة إخفاقات تفسر معظم المشكلات التي نراها: بدء سلسلة التصديق متأخراً جداً فتنتظر الرخصة وزارة خارجية أجنبية؛ وقرار مجلس إدارة يخول التأسيس لكنه لا يخول الشخص الذي يوقع نماذج الطلب؛ وعقد إيجار قُدِّر حجمه وفق ميزانية الإيجار لا خطة التأشيرات؛ ومخطط مساهمة يتوقف عند الشركة الأم المباشرة، فيترك المسجل والبنك يطرحان سؤال الملكية النفعية نفسه مرتين.

ولا يصعب تدارك أي منها مسبقاً، لكن تكلفة معالجتها بعد تقديم الطلب باهظة، لأن كل تصحيح يعيد المراجعة إلى نقطة البداية.

إعداد الملف على الوجه الصحيح من المرة الأولى

تأسيس شركة في دبي الجنوب تمرين مستندي ذو عمود فقري قانوني. فاختيار النشاط يقود الرخصة، والرخصة تقود المقر وحصة التأشيرات، ومستندات المساهمين يجب أن تصمد أمام تدقيق المسجل والبنك ثم الهيئة الضريبية لاحقاً. وإعداد الملف مرة واحدة وبالترتيب الصحيح أرخص بكثير من تجميعه رداً على الاستفسارات.

يُعد فريق خدماتنا القانونية للشركات ملفات التأسيس، ويراجع مستندات المساهمين قبل التصديق، ويصيغ القرارات التي يقبلها كل من المسجل والبنك. وحين يفضي هيكل ما لاحقاً إلى خلاف بين المساهمين أو مع طرف متعامل، يتولى فريق تسوية المنازعات التجارية لدينا معالجته.

احجزوا استشارتكم

إخلاء مسؤولية: المعلومات الواردة في هذا المقال مخصصة لأغراض التعريف العام فقط ولا تشكل استشارة قانونية. وينبغي للقراء طلب استشارة قانونية مهنية مصممة لظروفهم الخاصة قبل اتخاذ أي قرار أو إجراء استناداً إلى محتوى هذا المقال.

فريق نور اتورنيز

موارد ذات صلة

• قائمة مرجعية لتأسيس الشركات للمستثمرين في دولة الإمارات
• دليل تدقيق الامتثال للكيانات المالية
• إرشادات بروتوكول صياغة العقود
• المتطلبات القانونية لإلحاق الموظفين الجدد